いざイベントを開催しようと思っても、やらなければいけないことが次から次に出てきて、何から手をつけてよいのかわからない人も多いのではないでしょうか。イベントを開催するためには、企画が重要な役割を果たします。
本記事ではイベント運営を成功させるために大切な企画をつくるときのポイントや、基本的な流れ、当日の役割などをご紹介します。イベントを開催する目的を達成し、満足した時間となるようにぜひ参考にしてください。
イベントを開催する際には企画が重要になる
イベントを開催し、運営するうえで欠かせない重要な存在が企画です。企画がどれほどわかりやすく的確につくられているかによって、イベントの成功率が大きく変わってきます。企画がしっかりできていないと、イベントを開催する意味やゴールがわからなくなってしまうでしょう。
イベントのメイン担当者がイベントを運営するための全体像がつかめていることが、成功への鍵となります。イベント当日まで余裕があるからと気を抜かず、企画の段階で時間をかけてでもきちんと内容と流れを考えるようにしましょう。
イベントの企画を作る際のポイント
それではここで、イベントの企画を作る際に押さえておくべきポイントを3つ解説していきます。
- 1.目的を明確にする
- 2.ターゲットを決める
- 3.アイデアを出して整理する
1つずつ確認していきましょう。
目的を明確にする
1つ目のポイントは、イベントを開催する目的を明確にしましょう。「何のためにイベントを行い、何をゴールとしているのか」をはっきりさせておくことが大切です。目的を明確にしておかないと成果が出ず、目的に沿ったイベントや企画内容が浮かびません。
イベントを運営するうえで目的がしっかりわかっていると、メイン担当者だけでなく関係者の間で方向性のズレが起きにくくなります。イベントに関する情報や意見の共有時にも、話し合いがスムーズに進みやすくなります。
目的を立てる際に重要なポイントは大まかな目的ではなく、できるだけ具体的かつ、一つに絞って立てることです。成果を上げるために複数の目的を立ててしまいたくなる人もおられるでしょう。
しかし一つの目的に集中したほうが方向性を見失わず、より充実したイベントの企画が作成できるようになることを忘れずにいましょう。
ターゲットを決める
2つ目のポイントは、イベントのターゲットを決めることです。イベントを開催する目的が定まれば、自然とターゲットが決まってきます。ターゲットによって興味を持つ企画内容が大きく変化するため、慎重に考えなければいけません。
ターゲットにも2つのパターンがあります。
一般消費者が訪れるイベントでは、年齢層や性別、仕事、年収などを設定しターゲットを定めます。
企業向けに開催されるイベントでは、役職、ビジネスモデル、仕事の業種、売上高などを検討しつつターゲットを決めていきましょう。
詳しいターゲット像を設定しておくことで、参加者に有意義だったと感じさせる企画を作成できます。どれほどイベントの内容にオリジナリティがあっても、ターゲットに響かなければ意味がありません。
集客したいターゲットを具体的に絞り出し、企画から当日に至るまでターゲットのことを考えながら準備を進めていくとよいでしょう。
アイデアを出して整理する
3つ目のポイントは、目的とターゲットが明確になったら、アイデアを出して整理することです。
設定したターゲットを参考にして、ターゲットの興味を引くコンテンツが何か考えるようにしましょう。加えて自社のオリジナリティを前面に出せる内容にすることも忘れてはいけません。
なかなかアイデアが浮かばない場合だけでなく、よりよいコンテンツを作成したい場合にも他社の事例も参考にしましょう。しかし、まねになってしまわないよう、注意してください。あくまでも参考程度にして、自社のよさが伝わる企画を立案することが重要です。
イベント運営の基本的な流れ
続いてはイベント運営での基本的な流れを確認していきます。
- 1.企画の作成
- 2.日程や会場の決定
- 3.宣伝や告知を開始
- 4.イベントの準備
- 5.イベントの開催
- 6.イベント後の効果測定や振り返り
それでは順番に見ていきましょう。
企画の作成
企画を作成しなければ何も始まりません。前章でお伝えしたように目的の明確化、ターゲットの設定、アイデアの整理のポイントを押さえて作成していきましょう。詳細は「イベント 企画書」の記事をご覧ください。
日程や会場の決定
イベントのための企画が作成できたら、日程や会場を決定していきましょう。イベントの準備には時間と労力がかかるため、スケジュールは余裕を持たせて考えるべきです。日程を決めるときは、イベントのターゲットを考えて決めるのが適切です。ターゲットによって来場しやすい時間帯や曜日が異なるからです。
たとえば会社員をターゲットとしているイベントの場合、仕事が休みの人が多い土日や祝日に開催するのがよいでしょう。平日に行いたいときは仕事終わりに参加できるように、18時以降などに設定するのがおすすめです。
会場の場所は対象人数によって左右されます。できるだけ多くのターゲットが来場できるよう、駅の近くや交通の便がよい場所に設定するようにしましょう。
宣伝や告知を開始
イベントの企画や日程、会場が定まり次第、宣伝や告知を開始していきます。社外向けのイベントであれば、メールマガジンやポータルサイトへの広告掲載で告知します。一方で社内向けのイベントの場合、社内サイトへの掲載や全社メールでの配信、各部署の責任者やリーダーを通して告知していきましょう。
宣伝や告知は早めが鉄則です。不特定多数の一般消費者がターゲットのイベントであれば、チラシの配置や街頭でチラシ配りをする必要もあるでしょう。広く周知できていないと、イベントへの参加人数が大幅に減ってしまいます。
イベントを開催したら人が来るわけではありません。どのような人にどのような方法で宣伝、告知していくのかが重要です。参加者が少ないイベントでは、会場近くを通りかかった人が入りづらく、一向に参加者が増えません。
予想来場数が大きく下回ってしまわないよう、自社の顧客リストから集めておくと一安心です。ターゲットに合わせた宣伝、告知方法をよく考えて早めに行動するとよいでしょう。
イベントの準備
次にイベントの準備へと取りかかっていきましょう。イベント開催までにはやるべきことが多くあります。準備の一部には運営責任者の決定やパンフレット・ノベルティの作成、機材の手配、運営マニュアルの作成などが挙げられます。
イベントを成功させるためには、準備の段階でどれほど丁寧かつ念入りに行ったかで決まってきます。スケジュールに余裕を持たせ、じっくりと準備していきましょう。
イベントの開催
いよいよイベントの開催です。イベント当日は前もって作成しておいたマニュアルに沿って、段取りよく動いていく必要があります。とくに時間には注意して動きましょう。プログラム通りに物事が進んでいない場合、会場の使用時間や片付けなどを含めた撤収時間、参加者にさえも大きな影響を与えてしまいます。
念入りに準備していても、想定外のハプニングが起こってしまう恐れがあります。トラブルがあっても焦らず、臨機応変に対応するための心構えをしておきましょう。マニュアルの作成に関しては後述しているので、ぜひ参考にしてください。
イベント後の効果測定や振り返り
イベントを無事終えたら、イベント開催でどのような効果があったのか把握するために効果測定や振り返りを行いましょう。イベントが終わって肩の荷が降りたところですが、効果測定や振り返りのひと作業が、今後につながるための大切な時間になります。
効果測定や振り返りを実施することで、次回以降の運営に生かすことができます。当初立てた目標や目的を達成できたか、数字でも確認することによって改善点やよかった点を見つけられるでしょう。
イベント当日に必要なものや役割
ここではイベント当日に必要なものや役割を紹介します。
- 1.運営マニュアルを準備する
- 2.受付のスタッフ
- 3.誘導のスタッフ
- 4.台本を用意する
- 5.歯科医や登壇者
- 6.映像・照明・音響担当
順を追って解説していきます。
【運営】運営マニュアルを準備する
まずは当日、重要な役割を果たす運営マニュアルです。運営マニュアルがあることで、イベントの概要や受付の仕方などスタッフ全員が認識できるようになります。運営マニュアルには主に以下の内容が含まれます。
- ・イベント概要
- ・当日のタイムスケジュール
- ・プログラム
- ・会場レイアウト
- ・場内掲出物の計画
- ・運営組織図
- ・配布物リスト
- ・備品リスト
- ・スタッフ配置図
- ・スタッフへの注意事項
- ・トラブル発生時の対応方法・担当者の連絡先
当日のタイムスケジュールでは、担当者ごとに細かい流れを記載しておきましょう。スタッフそれぞれがやるべきことを把握し、イベントをスムーズに運営することが大切です。トラブルが発生した場合に連絡すべき担当者の情報も載せておきましょう。
【運営】受付のスタッフ
イベント当日に欠かせないのが受付のスタッフです。来場者と最初に会う場面なので、よい第一印象を与えるために重要な存在になります。会場のレイアウトを考慮しつつ、人の流れがスムーズになるように動線も考えておきましょう。
【運営】誘導のスタッフ
来場者を誘導するスタッフも必要になります。イベントの規模によっては、受付が誘導を担当する場合もあります。担当するエリアだけでなく、会場全体の人の流れをよくするために、必須のポジションです。事前に会場のレイアウトを把握しておき、当日落ち着いて誘導できるよう確認しておきましょう。
【進行】台本を用意する
イベントを進行していくために、司会や登壇者の台本の用意も欠かせません。プログラムを的確に進めていけるようにも、入念な打ち合わせと確認が必須です。イベントを開催する目的を達成できるよう、台本作成によく打ち込んで作成していきましょう。
【進行】司会や登壇者
イベント当日には司会や登壇者が不可欠な場合がほとんどです。イベントごとに必要かどうかは異なるため、打ち合わせしておくことが大切です。司会や登壇者が必要になる場合は、台本を用意し、当日に備えましょう。
【進行】映像・照明・音響担当
イベントの内容によっては、映像・照明・音響を使う可能性があります。それぞれで担当者を決めておく必要があるため、当日に備えて考えておきましょう。映像・照明・音響はイベントを盛り上げ、魅力を伝えるためになくてはならない存在です。
サポートしてくれる会社に依頼することも検討しよう
前述した通り、イベント開催までは運営責任者の決定やパンフレット・ノベルティの作成、機材の手配、運営マニュアルの作成などやらなければいけないことが多岐にわたります。
細かいところまで手が回らなかったり、プレッシャーが大きすぎたりする場合は、サポートしてくれる会社に依頼するのもおすすめです。
「ブースコムプラス」では、イベント企画書・計画資料などの書類申請の代行から、ブースデザインの提案、イベント出展後の営業活動のサポートまで行っています。制作実績は3,000社を超えており、イベント出展を成功させたい人にぜひご利用いただきたいサービスです。
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まとめ
イベントは開催される内容やターゲットによって、準備すべきものやことが大きく異なります。イベントを成功させられるかどうかは、準備の段階で決まるといっても過言ではありません。
当日の流れをスタッフ全員で一致させ、円滑に運営していくためには運営マニュアルが必要です。イベントを終えた後の効果測定や振り返りも大切なプロセスです。本記事で解説したように、イベントに出展・運営するためには、長い期間の準備が欠かせません。
イベント準備から終了後に至るまで、プロからのサポートを希望する人は、ぜひブースコムプラスへご相談ください。ブースコムプラスでは熟練された施工スタッフが多くそろっています。とくにイベントの開催を初めて行う人にとって、大きなサポートと心の支えになるでしょう。
この記事を書いた人
運営事務局ブースコムプラス
展示会出展やプロモーションイベント開催時のブース設営を行っているブースコムプラスの運営事務局です。