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イベントを行ううえで、重要な役割を果たすイベント企画書。イベント企画書がどれほどしっかり作成されているかによって、イベントの成功度合いが大きく左右されます。しかし初めて任されたため、どのように構成して書いていったらよいのかわからない人もおられるでしょう。
この記事ではイベント企画書の基本から、書き方の7つのコツなどをご紹介します。定期的にイベントを開催する企業も多く、これから任される機会が増える可能性も予想されるのでぜひ参考にしてください。
イベント企画書とは何か
まずイベント企画書とは何か確認しておきましょう。
イベント企画書とはイベントを企画・運営するための設計書です。開催したいと思っているイベントのために集めたアイディアを実際に現実のものにし、提案相手からの承認を得るために欠かせない存在です。
イベント企画書を作成することによって、ゴールが明確になり成功へと導いてくれるでしょう。、イベント企画書があることで、内容や開催意義がはっきりとし、イベントに関わる関係者の気持ちと認識が一致します。
イベントを開催する必要性や得られるメリットなどをわかりやすく記載したら、社内や責任者からの承認が通りやすくなります。
イベント企画書のおかげで、より団結感が生まれ1つの目標に向けて進んでいけるでしょう。
イベント企画書の構成
イベントを開催する際には、毎回イベント企画書を作成しましょう。イベントの種類やスケールの大きさなどによって内容は少しずつ異なりますが、イベント企画書の構成が大きく変化することはほとんどありません。
そのためあらかじめテンプレートをつくっておくと、繰り返し使えて後々便利です。
一般的なイベント企画書には、以下の6つの要素が含まれています。下記以外にもつけ加えたい項目があれば、自由に書き足してください。
- ・イベントの目的
- ・ターゲットのペルソナ
- ・イベント内容
- ・概要（日時・会場など）
- ・告知方法
- ・目安にする予算
イベント企画書の書き方7つのコツ
続いてイベント企画書の書き方を7つご紹介します。
- 1.目的やゴールを明確にする
- 2.ターゲットのペルソナを決める
- 3.スケジュールに余裕を持たせる
- 4.予算や内訳を書く
- 5.誰が何をするのか決める
- 6.どのように効果測定するのか決める
- 7.自社の特徴を発揮できるコンテンツにする
それでは順番に見ていきましょう。
目的やゴールを明確にする
イベント企画書を作成する第一段階は、目的やゴールの設定です。目的やゴールを決めることは、関係者全体が一丸となるために大切です。指針が明確でないままイベントを実行したいと社内外の方々に伝えても、必要性や価値を正しく理解してもらえません。
イベントの目的は新商品の紹介、顧客開拓、顧客とのコミュニケーションを取る機会などさまざまです。社内に向けてのイベントなのか、社外に向けて開催したいのかもはっきりさせておく必要があります。
方向性に迷いが出てしまわないように目的を複数にするのではなく、できれば1つ、困難であれば2つに絞るようにしましょう。数値としての目標も決めておくのが効果的です。数値として目に見えて理解できると、終了後にイベントの成功点や改善点を見つけやすくなります。
目的やゴールをシンプルかつ明確にすることで、イベント企画書のほかの要素も一貫性が出てきてスムーズに決まっていきます。
ターゲットのペルソナを決める
ターゲットのペルソナを決めるのは、イベントの成功率アップにつながります。ペルソナとはターゲットの架空の人物像のことです。ただし、年代や性別だけを決めるのでは不十分です。職業や経済状況、趣味、ライフスタイルなどの具体的な設定が成功への鍵となるでしょう。
ペルソナを決めておくと、告知方法を考えるときに大きなヒントになります。さらに会場の規模や必要な物品数などが絞れるため、無駄を省けてコスト削減に直結します。加えて社内メンバーがイベントに向けてターゲットへの同じ認識を抱けるようになり、より具体的な策が浮かんでくるようになるでしょう。
スケジュールに余裕を持たせる
イベントを開催させるためには、予想以上に多くの人の協力が必要になってきます。人数が増える分、アイディアが多く出てきたり分担して準備できたりするメリットはあります。しかし意見が増える分、トラブルが多くなるのも避けられないのがデメリットです。
そのためスケジュールに余裕を持たせて計画を立てることが大切です。
イベントの開催には決めなければならない項目が多数あります。備品の準備や告知方法、会場のセッティングなど詰めれば詰めるほどやるべきリストが出てきます。
トラブルやミスが発生すると予想し、余裕を持ってスケジューリングして進めていくとよいでしょう。
予算や内訳を書く
イベントの企画を承認してもらうためには、予算や内訳を明示しなければなりません。できる限り詳細に記し、コストを抑えて実行するようにしましょう。イベント開催にかかる費用は会場設営費や運営スタッフ費、機材費、ゲスト出演費、飲食費などです。
無駄なコストがかかっておらず、高い費用対効果があると示せれば、企画が通りやすくなります。最初の時点で時間をかけてでも詳細を洗い出し、必要な予算や内訳を出しておくことで見落とし防止につながります。
もしかしたら準備途中に追加で費用がかかってくるかもしれません。イベントの目的と効果に対する予算が見合っているか、よく考えるようにしましょう。
誰が何をするのか決める
イベント当日を迎えるまでの準備の段階で、多くの人々が関わってきます。とくに当日参加するメンバーの動きがはっきりしていないと、混乱が起こってしまう恐れがあります。
社内メンバーへの周知はもちろんのこと、社外メンバーにも協力を仰ぐ場合には抜けがないようにチェックしておきましょう。
社外メンバーも運営組織図に入れておき、当日焦ることのないようにしておくとよいでしょう。ゲスト出演を予定している場合は、出演者にも関係者の動きを伝えておくのが理想です。関係者が多いイベントだと、統括責任者のみでは事がスムーズに進みません。
各部門のリーダーを割り当てておくと、準備の段階から本番まで円滑に進められるでしょう。
どのように効果測定するのか決める
イベントは開催して終わりではありません。イベント終了後に効果測定を行うことで、次回以降のイベントをパワーアップさせていけます。スムーズに進めるために、前もって効果測定はどのような方法で行うのかを決めておき、イベント企画書に記載しておきましょう。
効果測定の指標は、定量指標と定性指標の2種類に分けられます。定量指標は数字に基づいた指標を示し、来場者数や製品の売り上げ金額、メディアへの接触回数、来場者の満足度などが挙げられます。
一方で定性指標は数字では表せない指標を指し、ブランドイメージ調査、ソーシャルメディア上での意見などが該当します。効果測定で出た結果はマーケティングをするうえで大いに価値のある情報です。
次回のイベントでさらなる成功につなげるためにも、正確に行いましょう。
自社の特徴を発揮できるコンテンツにする
世の中には多くの企業があり、差別化させるのが年々難しくなっています。イベントに関しても同様です。自社の特徴を発揮できるコンテンツでなければ興味を持ってくれず、足を運んでくれません。
自社製品の紹介のために多大な時間を費やしてイベントを企画したとしても、見てくれる人の数が少なければ、自信作を多くの人に知ってもらうことはできないでしょう。同時期に近い場所で競合他社がイベントを開催した場合でも、自社イベントに行きたいと感じてもらえなければコンテンツを考え直すべきです。
自社ならではのオリジナリティがあるコンテンツを企画するためには、他社の事例を参考にしつつストーリ性や斬新さなどを研究してみるとよいでしょう。
企画の段階からサポートしてくれる会社に依頼しよう
初めてイベントを企画し、運営していくのはプレッシャーがかかるものです。右も左もわからず、イベント企画に関して詳しく知っている人が周りにいない場合は、企画書作成代行会社やイベント会社へサポートの依頼をおすすめします。
成功の鍵となる企画からサポートをしてくれる会社もあるため、安心して物事を進めていけるでしょう。サポートをしてもらいつつ、企画方法に関して多くの情報を吸収できる機会になるため次の企画で大いに活躍できます。
1人で抱え込まず、イベント企画のプロに頼んでみるのも一つの手です。
大切なのは企画書が通ってから
イベントを成功させるためにはまず企画書の承認を得る必要があります。企画書を通すために多くの労力と時間を費やすでしょう。しかし、企画書が通って肩の荷が降りたと、安心してはいられません。企画書が通って始めて、スタート地点に立てるからです。
大切なのは企画書が通ってからになります。
実際に企画した内容をイベントとして形にしていくには、計画的に行動して進めていかなければなりません。イベントが間近に迫っている時期に、大量に購入すべき物品があると発覚したら焦ってしまいます。できることはなるべく早く行い、イベントを成功させるために余裕をもって備えておきましょう。
社内だけではなく、社外との連携を綿密にし、入念に準備していくことが重要なポイントです。コミュニケーションをいつも以上に大切にし、報連相を常に心がけて動くようにしましょう。
まとめ
イベントを開催するためには企画書が通らなければ何も始まりません。
説得力のあるイベント企画書を作成したら、イベントの意図を納得してもらいやすくなり、準備もスムーズに進んでいきます。ぜひ、本記事で紹介した7つのコツを参考にしつつ、イベント企画書を作成していってください。
イベント企画書の作成が不安な人は、企画書作成代行会社やイベント会社に依頼してみるのもおすすめです。イベントを成功させるために企画からサポートしてくれ、心強い存在になってくれるでしょう。
この記事を書いた人
運営事務局ブースコムプラス
展示会出展やプロモーションイベント開催時のブース設営を行っているブースコムプラスの運営事務局です。