「イベントを開催すると決まったものの、自社で設営すべきか施工会社にお願いするべきかわからない」「自社でイベントの設営をする場合、注意すべきことはあるのか知りたい」などの悩みや疑問をお持ちではありませんか？
初めてイベントを開催し、設営を考える人は不安とプレッシャーで頭がいっぱいになるでしょう。本記事ではイベント・会場設営する際のポイントや、自社で設営するときと施工会社に設営をお願いするときのメリット・デメリットなどをご紹介します。イベント開催を控えている人はぜひ参考にしてください。
イベント設営を考える際の2つの選択肢
まずはイベント設営をするうえで考えられる2つの選択肢を解説します。
- 1.自社で行う
- 2.イベント設営会社に依頼する
それぞれのメリット・デメリットを確認しておきましょう。
自社で行う
最初に自社でイベント設営を行う際のメリット・デメリットを紹介します。それぞれ以下のメリット・デメリットが挙げられます。
メリット
- ・イベント設営のノウハウを蓄積できる
- ・社内の人間だけで完結できる
イベントはこれからも継続して行われていくものでしょう。設営を実際に経験することによって知識やスキルを身につけ、次のイベントに生かしていけます。イベント設営のために必要な備品だけでなく、なくても困らないものなどを見分けていくことができるのも今後につなげられる大切な情報です。
また自社で行えば社内の人間だけで完結できるため、時間を有効的に使って準備を進められます。設営を依頼する形になると、双方の空いている時間で打ち合わせを複数回しなければならず、忙しさが増してしまうでしょう。社内でコミュニケーションを取り合えれば、より柔軟にスケジュール調整できるので、手間が省けます。
デメリット
- ・準備することが多く、負担が大きい
- ・想定外のことが起きた場合の対処法を知らない
イベント開催のためには企画から運営まで、数多くの業務を行う必要があります。経験がまだ浅い場合は、抜けが生じてしまったりストレスやプレッシャーがかかりすぎて、体調を崩したりする恐れがあります。
もちろん繰り返しイベント開催を行うことで貴重なノウハウを培っていけますが、負担がかかりすぎたら効率が悪くなってしまいます。慣れない業務で社員同士の関係がギクシャクしてしまう恐れも否めません。
準備すべき項目が多いイベント設営では、想定外の出来事の発生はつきものです。当日に配達される予定だったものが届いていない、注文していたはずの商品のサイズが異なっているなど、当日にさらなる不安と緊張を引き起こす原因になり得ます。
入念な確認が当日慌てないための秘訣ですが、頭から抜けてしまうことがあるかもしれません。
イベント設営会社に依頼する
続いてはイベント設営会社に依頼するメリット・デメリットを見ていきましょう。
メリット
- ・予算に合わせて効果的な会場装飾ができる
- ・備品や機材をレンタルできる
- ・会場との打ち合わせも依頼できる
- ・イベントを企画する段階から依頼できる
- ・思いつかなかったアイデアや企画を提案してもらえる
豊富な経験と実績をもつイベント設営会社は、さまざまな案件の会場装飾を経験しています。こちらが伝える希望の予算に合わせてイベントの設営をしてくれるため、安心して相談したり任せたりできます。
自社では実現できなかったクオリティの高さも、イベント設営会社に依頼するメリットです。一定のクオリティが保証されるため、ほかに必要な作業に集中して目を向けられます。ブランディングを重視している企業にとって、クオリティの高さは重要なポイントになるでしょう。
自社で備品や機材などを用意する場合、多額の費用と保管場所が必要です。しかしイベント設営会社に依頼すれば、イベントごとに必要な備品や機材をレンタルできるほか、保管場所を確保しておく必要もありません。結果としてコスト削減につながるでしょう。
またイベントを企画する最初の段階からお任せできます。会場との打ち合わせも依頼できるので、ほかの業務のために時間を有効活用できます。イベントの企画がマンネリ化しがちで悩んでいる人も多くいらっしゃるでしょう。
イベント設営会社はこれまで培ってきたノウハウや経験からさまざまな面でアイデアを提案してくれます。トレンドを踏まえつつ、新鮮で斬新なアイデアを取り入れてイベントに臨めるでしょう。
デメリット
- ・コストがかかる
- ・イベント設営のノウハウを蓄積できない
- ・相性によってはイメージ通りの設営にならない
イベント設営会社に依頼するうえで気になるのがコストでしょう。予想以上にコストがかかってしまい後悔することのないように、事前に見積もりを出してもらうことが重要です。出してもらった見積もりを、予算と比較して可能な範囲か確認しておきましょう。
予算が限られていて思ったように設営できない恐れがある場合は、予算をかける優先順位を検討しておくほうが、話が進めやすくなります。パンフレットやノベルティの制作に予算をかけたい企業もあれば、設営により多くの予算をかけたい企業もあります。
自社で優先順位を決めるのが困難なときは、依頼するイベント設営会社に意見を求めるのもよいでしょう。イベント設営会社ではオプションで追加費用がかかる場合もあるので、予算と相談しつつ決めていくのがおすすめです。
イベント設営のノウハウを蓄積できないのもデメリットの1つになります。予算的に依頼するのが厳しく、これからも自社で行いたいと考えている場合は、ノウハウを蓄積するためにも自社でイベント設営するほうがよいでしょう。
イベント設営会社の相性によっては、自分の希望や意図を正しくくみ取ってもらえず、納得いかない仕上がりになってしまう恐れがあります。過去の事例などを確認し、希望に沿った設営をしてもらえそうか考えておきましょう。
自社でイベント設営を行う際のポイント
ここでは自社でイベント設営を行う際に注意しておきたいポイントを3つ紹介します。
- 1.運営担当者や司会などの役割を決める
- 2.会場責任者との打ち合わせ
- 3.必要なものを揃える
1つずつ解説していきます。
運営担当者や司会などの役割を決める
イベント設営をする際は多くの準備と業務が必要です。そのためスムーズに物事を進めていくためには、担当者を決めておかなければなりません。作業モレがないように統括リーダーを決めておくのもよいでしょう。
自分に任されていないだろうと思ってしまい、作業残しがあっては、困ってしまいます。ミスやモレなどがないように、定期的に進捗状況などをチェックするリーダーを決めておきましょう。
当日の設営作業には搬入時の荷下ろしや荷物の運搬、会場で使う机と椅子のセッティングなど、さまざまな作業が欠かせません。イベントの時間に間に合うように、要員の確保を忘れずに行いましょう。自社だけでは要員が足りない場合は、臨時のアルバイトや派遣などにもお願いすると安心です。
会場責任者との打ち合わせ
イベントで会場を借りる場合、その会場のルールに従って設営・運営しなければなりません。なかにはイベント計画を共有するのが必須の会場もあります。会場との打ち合わせには搬入条件や電源供給などが含まれます。
実際に会場に行って下見をするのもイベント開催に不可欠です。企画や備品の準備などは社内で完結しますが、会場責任者との打ち合わせの時間を確保する必要があることは覚えておきましょう。
一方イベント設営会社には、会場との打ち合わせの代行依頼が可能です。社員への負担を減らせるメリットがあるうえに、経験豊富なプロに依頼できたら抜けがなく、安心して作業を進めていけるでしょう。
必要なものを揃える
自社でイベントを設営するときには機材や備品などはもちろんのこと、搬入の手配も行います。機材や備品は購入するときに費用がかかるほか、メンテナンス費用などもかかります。ノベルティやパンフレットを配る場合は、事前に制作しておかなければなりません。
すべて自社で用意するのが大変だと思ったら、一部のみ施工会社へ依頼するのも手です。レンタルするにしても制作するにしても、早めの行動を心がけましょう。
施工会社にイベント設営を依頼する際のポイント
施工会社にイベント設営を依頼する際のポイントも押さえておきましょう。ポイントは以下の3つです。
- 1.複数の会社を比較して選ぶ
- 2.なるべく早い時期に施工会社を決める
- 3.対応してくれる範囲を確認する
順を追って見ていきましょう。
複数の会社を比較して選ぶ
施工会社に依頼する場合は複数の会社に見積もりを出してもらい、比較することが大切です。デザインのパースなどを見比べて選ぶのもよいでしょう。デザインのパースとは、空間のイメージをわかりやすく把握するために、外観や内観を立体的に描いた透視図です。パースだけでもそれぞれの違いがわかるでしょう。
施工はいかに設計や建築の知識があるかが重要です。実績が豊富な施工会社は規模の大きさに関わらず、対応してくれることが多いため安心して任せられるでしょう。しかし会社によっては大規模なイベントの施工に対応していないところもあるため、前もって確認しておかなければなりません。
施工会社によって得意な分野や特徴が異なります。企画を得意分野とする施工会社もあれば、デザインを得意分野としているところもあります。依頼を考えている会社の過去の事例や実績を調べておき、希望するような設営をしてくれるのか検討してみましょう。
なるべく早い時期に施工会社を決める
施工会社は遅くとも、2〜3ヶ月前までには決定しておきましょう。施工会社を早い時期に決めておかないと、イベント当日のスケジュールに間に合わないことがあります。設営準備時間が短いことで選べるデザインが限られてしまったり、修正時間が足りなくなったりする恐れもあります。
施工会社によって発注期限や制作スケジュールなどが異なるため、注意が必要です。きちんと間に合うように確認しておきましょう。
対応してくれる範囲を確認する
対応してくれる範囲は施工会社によって大きく異なります。イベントの企画から設営まで、すべてお任せしたいと思っているのか、設営する部分のみを依頼したいのかによって適した施工会社が変わってきます。
依頼したものの対応してくれる範囲が狭く、自社でかかる負担が多いと感じる場合は、施工会社にお願いしても納得できないでしょう。そのため前もって対応可能範囲を調べておくと安心です。対応範囲も施工会社の比較項目に入れて、決めるとよいでしょう。
イベント設営はプロに依頼しよう
「ブースコムプラス」は、イベントプロデュース3,000件以上の実績をもつイベント設営のプロです。ブースのデザインや施工・運営・機材レンタルに至るまで、トータルでサポートしていきます。
時間が取られやすい企画書や計画資料などの書類申請を代行するほか、集客につなげるための接客コンパニオンの手配なども可能です。コンセプトや予算、イメージデザインなどに合わせて提案させていただくため、ご安心ください。
備品や機材なども十分に用意しており、イベントに合わせた設営ができます。お客様の「困った」に応えるため、マニュアル・台本制作サービスや映像制作サービス、音響機材や椅子などの資材レンタルも行っています。
一式お任せで19.5万円から受け付けております。お問い合わせや無料相談なども行っているので、お気軽にご連絡ください。
まとめ
イベントの設営は企画・準備の段階から長期間かけて作り上げていきます。通常業務に加えてイベントの準備になると、やらなければいけないことに追われすぎてストレスがたまってしまうでしょう。
自社でイベントの設営をすると、ノウハウを蓄積できて今後に生かせたり社内だけで完結できたりするメリットがあります。しかし時間に追われて十分な備えができない恐れもあり、慣れていないために想定外の事態にうまく対応できない可能性もあります。
経験とノウハウがすでにある施工会社に依頼すれば、自社では浮かばなかったアイデアやデザインなどを提案・提供してくれるでしょう。備品や機材などを一から買いそろえる必要がなく、保管場所にも困りません。
コストは自社で行うよりもかかってしまうかもしれませんが、いくつかの施工会社を比較して予算に合った会社を見つけるとよいでしょう。何より社員の時間と手間を省き、クオリティーを上げるためには経験豊富なプロ、施工会社に依頼するのがおすすめです。
ブースコムプラスは3,000件以上のイベントプロデュースに携わった経験をもとに、新鮮で魅力的なアイデアを提案していきます。お見積もりや相談など、お気軽にお問い合わせください。
この記事を書いた人
運営事務局ブースコムプラス
展示会出展やプロモーションイベント開催時のブース設営を行っているブースコムプラスの運営事務局です。