展示会のブースには、来場者に商品の説明をする説明員が配置されます。しかし「説明員は何人必要なのだろうか？」「そもそも説明員は必要だろうか？」とお悩みの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、展示会に説明員が必要な理由や説明員が注意すべきポイント、成果を上げるコツなどを解説します。展示会の説明員をどうするか悩んでいる方は、ぜひ参考にしてください。
展示会に説明員は必要？
説明員がブース内に立っていれば、自社の商品やサービスに興味を持った来場者にすぐ対応できます。説明員は来場者のニーズを把握し、短時間でわかりやすく説明して、来場者からの質問に答える役割があります。
説明員と呼び込み員の違い
説明員と呼び込み員を分けない企業もありますが、ブース前で声かけをする呼び込み員と自社製品に興味がある来場者に説明をする説明員では役割に違いがあります。
説明員と呼び込み員を分けた方がそれぞれの担当業務に専念できるため、効率よく展示会を運営できるでしょう。説明員と呼び込み員の違いを解説します。
説明員の役割
説明員は自社製品に興味がある来場者のニーズをとらえ、商品の説明をするのが主な役割です。単に機能などを説明するだけでなく、競合他社にはない自社商品の強みや、顧客にどのような価値を提供できるのかを明確に説明する必要があります。
また、来場者から質問されることが多いため、スムーズに答えられるように準備をしておく必要があります。
呼び込み員の役割
呼び込み員の役割は、ブースの前を通る来場者に声をかけることです。自社商品への興味の度合いを確認してターゲットか見極め、ターゲットであれば簡単に説明してブースに誘導し、説明員に引き継ぎます。
呼び込み員が少ないと、ブースの中になかなか人を呼び込めません。ブースが閑散として説明員ばかりが立っていては、来場者は警戒して近寄りづらくなります。呼び込み員が声出しすれば、自社ブースの方に目が向いていない来場者にもアピールできます。ブースに興味を持った来場者がいれば、声がけして興味の度合いを確認し、接客につなげていきます。
展示会ブースに説明員は何人必要？
中小企業が展示会に出展する際、3m×3mの1小間ブースが一般的です。1小間ブースの説明員は3人が理想的といわれます。展示会のブースに立つのは疲れるため、定期的な休憩が必要です。説明員が3人いれば、1人ずつ交代に行くことも可能です。疲れがたまる前に休憩できるため、夕方まで元気に対応できるでしょう。
説明員を2人しか配置しなければ、1人が休憩に行ったときに1人きりになってしまいます。商談に入ってしまえば、他の来場者への対応ができないため、興味を持った来場者を待たせてしまうことになります。せっかく興味を持ってもらっても、待たせすぎると説明を聞く前に立ち去ってしまうでしょう。
反対に3人より多い場合、ブースの広さに対して説明員が多すぎるため、展示品を見たい人の妨げになってしまいます。もし4人以上の説明員を配置する場合、1人はブースの外に待機し、必要に応じてヘルプに入るのがよいでしょう。
展示会で説明員が押さえておくべき3つのポイント
展示会の説明員が注意しておきたいポイントは3つあります。
- ・服装と身だしなみを整える
- ・まずは来場者の話をよく聞く
- ・自社の強みを説明できるように準備する
それぞれ確認していきましょう。
①服装と身だしなみを整える
展示会の説明員は第一印象が大切です。服装を整え、清潔感ある身だしなみを意識しましょう。清潔感がなく、だらしない服装では、相手を不快にしてしまいます。来場者は説明に集中できず、早々にブースを立ち去ってしまうでしょう。
身だしなみはビジネスマナーでもあるため、清潔感がなければ信頼してもらえません。来場者に安心感を持ってもらえるように必ず整えておきましょう。
②まずは来場者の話をよく聞く
展示会は自社の伝えたいことを伝えるのではなく、来場者の知りたいことを伝えることが大切なポイントです。来場者はその商品が自社の課題に対してどのように役立つのか知りたいと思っています。
限られた時間の中で来場者の知りたい情報を発信するためにも、まずは来場者の話をよく聞くことが大切です。相手の課題を知れたら、その商品が課題をどのように解決できるかアピールできます。
③自社の強みを説明できるように準備する
展示会の来場者は多くのブースを回るため、すでに競合他社のブースでも説明を受けている可能性があります。ありきたりな説明では、来場者の印象に残りません。そこで説明員は、他社と違う自社の強みを説明できるように準備しておくことが必須です。自社の商品がお客様にどのような価値を提供できるか、明確に説明できるようにしておきましょう。
トークスクリプトを作成
展示会では来場客に伝えたいことをうまく伝えられなかったり、質問に対してスムーズに答えられなかったりするケースがあります。営業に慣れている人でも、普段の営業と展示会の接客は異なるため、うまくいかないことは珍しくありません。
そこでおすすめなのが、トークスクリプトの作成です。トークスクリプトとは、展示商品やサービスの特徴などを30秒程度で話せるようにまとめておく台本のことです。もちろん来場者によって対応の仕方は異なるため、台本通りに話せばいいわけではありません。しかし、台本があることで安心感を得られるため、相手の課題に合わせた接客をしやすくなります。
展示会の接客を成功させるために、トークスクリプトを作成しておきましょう。
想定される質問に対する回答を用意
来場者に質問されてうまく答えられず、しどろもどろになっては信頼をなくしてしまいます。想定される質問に対しては、あらかじめ回答を用意しておくと自信を持って答えられるでしょう。
商品やサービスの説明をする中で、来場者が疑問に思いそうなことや導入の障壁となりそうなことを想定し、質問に対する回答を用意しておきましょう。
想定される質問を考える際は、来場者役と接客役に分かれてロールプレイするのもおすすめです。
説明員が成果を出すためのコツ
展示会の来場者は多くのブースを回るので、自社のブースで説明を受けられる時間には限りがあります。限られた時間の中で説明員が成果を出すためのコツを3つご紹介します。
来場者が求めていることを把握する
来場者は情報収集を目的に展示会を訪れています。短い時間でさまざまな企業の情報を収集したいと思っているため、自社の企業理念からさまざまな商品まで幅広く説明しても、必要な情報を届けられません。
説明員は、来場者が何を求めているかを把握し、情報を絞ったアピールが重要です。
限られた時間内で期待値を上げる説明をする
展示会で契約が決まることはほとんどありません。来場者にとって展示会は情報収集の場なので、基本的には展示会で興味を持ってもらい、後日商談の約束をとるのが一般的です。
そこで展示会では、限られた時間内で期待値を上げる説明が必要です。来場者の期待値が高まったところで「本日はお時間が限られているため、後日詳しくご説明させていただけませんか？」と切り上げましょう。来場者に「もっと詳しく話が聞きたい」と思わせることで、後日の商談につながりやすくなります。
説明員は自社従業員と派遣コンパニオンのどちらがよい？
コンパニオンは見た目が華やかで目立つため、来場者の目を引き付けやすいです。展示会では来場者に声をかけてブースに誘導したり、展示ブースで商品の特徴やメリットなどを説明したりする役割があります。
コンパニオンは来場者からの質問に答えられるよう商品知識が必要です。しかし、派遣コンパニオンは自社の従業員ほど詳しい説明はできない可能性があります。自社従業員と派遣コンパニオンはどちらにも良さがあるため、連携するのがよいでしょう。
まとめ
展示会では説明員が重要な役割を果たします。本記事でご紹介した説明員が押さえておくべきポイントや成果を出すためのコツを参考に、念入りな準備をしておきましょう。
展示会の準備は多岐に渡ります。自社で難しい場合は展示会のプロに依頼するのがおすすめです。ブースコムプラスでは、企画から書類申請の代行、ブースデザインの提案、施行、運営までトータルサポートが可能です。コンパニオンの手配も可能なので、展示会に関するサポートをすべてお任せいただけます。
展示会に出展予定がある方は、ぜひブースコムプラスにお気軽にお問い合わせください。
この記事を書いた人
運営事務局ブースコムプラス
展示会出展やプロモーションイベント開催時のブース設営を行っているブースコムプラスの運営事務局です。