展示会に出展することは、企業にとって自社のプロダクトやサービスをアピールする絶好の機会です。来場者に強い印象を残し、その後のビジネスにつなげていきたいと考えるのは誰しも同じでしょう。
しかし展示会に出展するには費用がかかることを忘れてはいけません。出展するコストが大きすぎる場合、先行投資としては厳しいものになる可能性もあります。
そこでこの記事では、展示会にかかる費用を項目ごとに解説し、どのように向き合えば予算の問題を解決できるのかをわかりやすく解説します。
展示会に出展する際にかかる費用とは？
展示会に出展する際にかかる費用は、おおむね以下の5種類に分類できます。
- ・出展費用
- ・ブースの施工費用
- ・ブースの装飾費用
- ・集客にかかる費用
- ・人件費や制作物の費用
どれが欠けても展示会の出展としては成り立たないので、単純に費用をゼロにするわけにはいきません。大切なのは、具体的にどう費用が発生するのかを把握しておくことです。以下の解説を読んで、しっかり頭に入れておきましょう。
出展費用
まずは展示会に出展すること自体にお金がかかります。展示会を運営するにあたって必要なコストを出展企業が支える形なので、この出費は致し方ありません。
具体的な出展費用は、展示会ごとの規模や使用するスペースによって変わります。展示会におけるスペースの単位は「小間（こま）」で、1小間は3m四方に設定されているのが通常です。
全国規模で開催されるような大きなイベントであれば、1小間の相場は30～50万円ほどになります。一方で地方自治体が主催するような小さな展示会であれば、数万円の費用で出店できる場合もあります。
コストを抑えることも大切ですが、出展する目的をしっかり考え、その目的を達成できそうな規模の展示会を選ぶことが大切です。
ブースの施工費用
展示会のためのスペースを確保したら、そこにブースを設置します。ブースのための施工費用も必要です。
具体的な内訳としては、床面工事・壁面工事・電気工事費用などがあります。これらはあらかじめ出展費用に含まれている場合と含まれていない場合があるので、事前に確認しておくのは必須です。
展示会の主催者側が「パッケージブース」を用意している場合もあります。これはブースを簡単に設置するために提供される組み立てキットのようなものです。
パッケージブースを利用すれば施工費用を抑えられますが、他の企業ブースと似たようなものになり、印象に残らないブースになってしまうリスクがあります。このことから、安さは魅力であるものの、あまりおすすめできません。
ブースの施工費用は、次項で解説する装飾も含めると50万〜100万円ほどになります。
ブースの装飾費用
展示会において自社のブースを目立たせるためには、過度にならない範囲で装飾を施す必要があります。展示会において大切なのは、数多くのブースが並ぶなかで自社ブースに興味を持ってもらうことであり、そのためには印象的な視覚効果が欠かせません。
施工費用は、前項の施工費用とセットで計上される場合もありますが、別途装飾費用がかかってしまうこともあります。このあたりはケースバイケースです。
装飾の例としては、商品のPR画像を大型ディスプレイで流すことや、ブースを盛り上げる音響を導入すること、照明を効果的に多用し商品を魅力的に見せることなどが挙げられます。
機材のたぐいはレンタルすると費用を抑えられるので、何度も使う予定のないものに関してはレンタルで済ませてしまいましょう。
集客にかかる費用
展示会において多くの来場者に足を運んでもらうためには、攻めの姿勢が大切です。ブースに立ち寄ってくれるのをただ待っているだけではなく、自社側から積極的にアプローチしていく姿勢が大切です。
たとえば既存の顧客に対し、近々おこなわれる展示会にブースを出展する旨を伝えるのは基本的な戦略でしょう。案内状や招待状を送り、展示会の存在を知らせると同時に、自社ブースで新たに披露するプロダクトやサービスの予告をしておきます。
また展示会が開催される前に、特設サイトを立ち上げておくのも効果的です。そこに出展内容や時間といった基本情報を記載しておけば、24時間体制でアピールできます。
また公式SNSやメルマガなどを運営している場合には、それらを通して集客することも忘れてはいけません。
人件費や制作物の費用
人件費や制作物にも費用がかかります。具体的には、スタッフの人件費・交通費・マニュアル制作費・食事代、パンフレットやノベルティなど配布物の制作費用といったものです。
また、スタッフに着せるユニフォームを用意するのにも費用がかかります。
ユニフォームはしっかり用意しておいたほうがよいでしょう。代わり映えしないスーツ姿で来場者に対応するより、ブースの雰囲気にあわせたユニフォームをスタッフ全員が着ているほうが、はるかに来場者の興味を惹きつけられるからです。
さらにユニフォームのもう1つのメリットとして、スタッフと来場者の区別がつきやすくなるため、来場者が誰に質問すればよいか一目瞭然になることも挙げられます。
展示会に出展する際のポイント
展示会に出展する際に意識しておくべきポイントとして、以下の2つが挙げられます。
- ・発注者側の要望で費用は大きく変わる
- ・展示会の予算で悩んでいるならプロに相談する
順番に見ていきましょう。
発注者側の要望で費用は大きく変わる
「展示会に出展する際にかかる費用とは？」の項目で、費用についてある程度の目安を述べましたが、それらはあくまでも目安でしかありません。実のところどれくらいの費用がかかるのかは、発注者側の要望次第で大きく変わります。
たとえば基本的な出展費用は、展示会ごとにブースの大きさに比例するのが通例です。1小間30万円の展示会に出展するとして、1小間の小さなブースにするのと、4小間の大きなブースにするのとでは、90万円の開きが生まれます。
さらに、大きなブースであれば施工費用や装飾費用もそれだけ多くかかってしまうので、トータルでは100万円単位の違いが生まれることも考えられるでしょう。
あらかじめ予算をしっかり決めて、その範囲内で何ができるのかを考える、という段取りが大切です。
展示会の予算で悩んでいるならプロに相談する
前項で解説した通り、発注者側の要望次第で費用はピンキリとなります。また、どれくらいの費用をかければどのようなブースを作れるのかという知見も、一般企業は持ち合わせていないのが普通でしょう。
そのためいったん悩み始めると、袋小路に迷い込んでしまうのもよくあることです。
展示会の予算で悩んでいる場合には、専門のイベント会社に相談することをおすすめします。イベント会社のなかには、企画の段階から施工・装飾まですべて担当してくれるところがたくさんあります。そういった業者に相談・依頼することで、予算のなかで最大限に自社をアピールできるブースを作ることが可能です。
専門の業者に任せることで、自社社員の負担を軽減し、本来の業務に注力させられる点もメリットとなります。
展示会ブース設営会社を選ぶ際のポイント
展示会ブースの設営会社を選ぶ際のポイントとしては、以下の3つが挙げられます。
- ・対応してくれる範囲を確認する
- ・実績のある会社を選ぶ
- ・柔軟に対応してくれる会社を選ぶ
多くの企業にとって不慣れな領域なので、以下に解説するポイントは必ず押さえておきましょう。
対応してくれる範囲を確認する
展示会ブース設営会社と一口にいっても、どこまでの範囲に対応してくれるのかは会社によって異なります。どの部分を任せたいのかをしっかり考えたうえで、それらをすべて担当してくれる会社を選ぶことが大切です。
初めて展示会にブースを出展するのであれば、企画からすべて担当してくれる会社を選ぶのもよいでしょう。すべて任せてしまえば、自社がやるべきことは魅力的なプロダクト・サービスを用意することだけになります。
実績のある会社を選ぶ
実績のある会社を選ぶことも、展示会を成功させるためには大切な要素となります。
もちろん新しい会社のすべてが悪いわけではありません。しかし実績のある会社には豊富なノウハウがあり、こちらの漠然とした発想に対して、具体的で適切なアドバイスや提案をしてくれることが期待できます。
また実績のある会社の公式サイトには、過去に担当したブースの事例が掲載されていることもあります。それらを参考にしてビジョンを膨らませるのも有効です。
柔軟に対応してくれる会社を選ぶ
自社の要望に対し、柔軟に対応してくれる会社を選ぶのも重要なポイントです。
展示会の準備には、数ヶ月かかることも少なくありません。長い期間があれば、途中で新しい要望が出てきたり、諸々の事情が変わったりといったこともあり得ます。
そういったものをなるべく実現できるよう柔軟に動いてくれる会社であれば、それだけこちらが願った通りのブースに仕上がります。
ブースコムプラスなら企画から依頼できる
前項で展示会ブース設営会社を選ぶポイントについて解説しましたが、それでもやはり会社選びには迷ってしまうことも多いと思われます。設営会社は無数に存在するため、比較検討するだけでもかなりの時間と手間がかかってしまうからです。
展示会ブースを何としても成功させたいのであれば、ぜひブースコムプラスをご利用ください。ブースコムプラスでは企画から施工、装飾、ストーリー作りに至るまで、展示会ブースに関するあらゆるものを承っています。「こうしたい」という要望さえお出しいただければ、あとはブースコムプラスがすべてを最高の形で実現させていただきます。
展示会ブース出展の際には、ぜひご相談ください。
まとめ
展示会に出展する際にかかる費用をテーマとして、その具体的な内訳や業者に依頼する際のポイントなどについて解説しました。
展示会に出展するのは、自社のプロダクトやサービスを売り込むことで売上を向上させたいからです。しかしうまくやらなければ、出展にかかる出費だけがかさんでしまい、思ったような効果は得られなかったという結末もあり得ます。出費についてしっかりと理解し、効果的にブースをつくることが大切となります。
この記事を参考にして、ぜひ展示会への出展を成功させてください。
この記事を書いた人
運営事務局ブースコムプラス
展示会出展やプロモーションイベント開催時のブース設営を行っているブースコムプラスの運営事務局です。