【例文あり】展示会の案内状の書き方や送り方を紹介!

2023年12月1日

展示会集客

展示会への出展が決定すると、案内状や招待状を送る準備を始める必要があります。案内状や招待状の内容によっては相手によい印象を与えることができ、展示会に訪れたいと思ってもらえるようになります。

しかし、案内状や招待状を送ったことがない人はどのような内容にして、いつ送るべきかわからないでしょう。本記事では展示会への出展が決まった人が送るべき案内状や招待状の書き方、送る時期やポイントなどをご紹介します。

案内状や招待状の例文もお伝えするので、これから展示会を控えている人や書く内容に悩んでいる人はぜひ参考にしてください。

案内状・招待状を送る目的

まずは案内状・招待状を送る目的を確認しておきましょう。展示会の案内状・招待状を送る目的は、自社ブースの集客です。展示会に足を運ぶ来場者の多くは、あらかじめ周りたいブースを決めておいて、効率的に時間を使います。

そのため、立ち寄る展示会ブースの1つとして検討してもらえるように、展示会前に案内状・招待状を送っておくことが重要です。展示会では、新製品を見てもらったり実際に触れて魅力を感じてもらったりできるため、来場者にとっても貴重な体験となります。

案内状・招待状を通して自社ブースの見どころやブースの場所などを伝えておくと、足を運んでくれる人が多くなり、新しい顧客を見つけられるよいチャンスになるでしょう。

来場者の多くは、有名な企業のブースや、目に留まりやすい位置にあるブースで足を止めること傾向があります。

展示会でのブース位置が目立ちにくく、知名度も高くないと感じている場合は、案内状・招待状を活用して集客するのが効果的です。

案内状と招待状は使い分けよう

ここでは案内状と招待状の違いを解説します。案内状は見込み顧客や既存顧客などに向けて、展示会出展のお知らせをするために使用されます。マーケティングの目的で使われ、招待状と比べて多くの人に送るのが一般的です。

招待状は通常、自社と関係が深い相手に有料展示会チケットを同封したものを送ります。一般チケットを取るのが困難な展示会に招待すると、特別感が出てより相手との関係を深められるでしょう。

しかし、関係が深くない相手に招待状を送ると、不信感を持たれてしまう恐れがあります。誤解を招かないように、文面や内容に注意しましょう。

展示会の案内状・招待状を送る際のポイント

続いては展示会の案内状・招待状を送るときに押さえるべきポイントを3つ紹介します。

1. 1.ビジネス文書の書式で書く
2. 2.訪れたくなる工夫をする
3. 3.展示会の会場・日時は分かりやすく記載する

1つずつ内容を見ていきましょう。

ビジネス文書の書式で書く

案内状・招待状は、ビジネス文書の書式で書きましょう。ビジネス文書の決まっている構成に沿って書くことで、相手もどこを読むべきか分かりやすくなります。ただ書きたい内容を並べるのではなく、ビジネス文書の書式に従いながら作成するようにしましょう。

ビジネス文書の基本構成は前付、タイトル、前文、主文、末文、別記です。基本的に横書きで作成します。

前付には、日付や文書番号、宛名、差出人が含まれます。タイトルは、件名のことを指し、本文の内容が一目で分かるようにするのが大切です。

別記には本文に書くと分かりにくく、紛れ込んでしまいやすい項目などを記載します。箇条書きで分かりやすく項目を書いていきます。

訪れたくなる工夫をする

相手にとってメリットのある情報を記載し、訪れたいと思ってもらえるように工夫することが大切です。特別な体験会があることや来場者への粗品進呈など、出席する価値を感じてもらうための文を添えておきましょう。

案内状・招待状の内容が今までと変化がなければ、「わざわざ展示会まで行く必要はない」「後ほどカタログを受け取ればよいだろう」などと思われてしまう恐れがあります。

案内状・招待状を送る相手に、「展示会に行きたい」と思ってもらえるような工夫を入れるのを、忘れないようにしましょう。

展示会の会場・日時は分かりやすく記載する

展示会の会場・日時は本文ではなく、箇条書きで別記に記載しましょう。文中に書くと分かりにくくなってしまい、相手に不親切だと思われてしまう恐れがあります。

展示会の場所は住所だけでなく、地図も添付するとより親切です。

毎年同じ会場で展示会を行っている場合でも、住所やビル名とあわせて地図も送ると相手にとってはうれしい情報になります。とくに、不特定多数の人に送る場合は、分かりやすさを意識しましょう。

展示会の案内状・招待状はいつ送るべき？

展示会の案内状・招待状は、1ヶ月前から2週間前までに送るのが一般的です。相手の状況を鑑みて送ることがマナーになります。役職の高い人は早い時期に予定が決まってしまうため、さらに前に送る必要があります。

展示会の案内状・招待状の送り方

招待状は関係が深い相手に出すことがほとんどです。そのため、招待状を渡す人には直接手渡しで送りましょう。手渡しが困難な場合は、電話で一報入れてから郵送するのがマナーです。

一方で案内状は紙とメールどちらの準備もしておきましょう。既存顧客には営業が紙で持参して手渡し、見込み客にはメールで送信するケースが一般的です。見込み客の数が多い場合、コストや時間を考えると、メールのほうがおすすめの方法になります。

リードのセグメントにあわせて、内容を変えつつ送信するとよいでしょう。

展示会の案内状・招待状の例文を紹介

展示会の案内状・招待状を送るときの例文を3パターン紹介します。

1. 1.新商品を紹介する場合
2. 2.新サービスを紹介する場合
3. 3.質問・交流ができると紹介する場合

順番に確認していきましょう。

展示会で新商品を紹介する場合

展示会で新商品を紹介する場合の案内状には、新商品の新しい機能や特徴、魅力などを記載しましょう。実際に体験していただけることを伝えておくと、より来てもらえる可能性が高くなります。

令和◯◯年◯月◯日

株式会社◯◯

代表取締役　◯◯◯◯様

株式会社◯◯

代表取締役　◯◯◯◯

件名：◯◯株式会社　第◯回「◯◯展示会」出展のご案内
本文：
平素より大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。
さてこのたび◯月◯日から◯月◯日まで、◯◯で開催されます第◯回「◯◯展示会」におきまして、弊社ブースを出展する運びとなりました。

今回の展示会では新しく開発した◯製品を展示いたします。◯◯の機能を搭載しており、従来型の◯◯と比べて生産性を◯％向上させた、これまでにない最上位の機種になります。弊社ブースでは、その魅力をお客さまに手に取って実感していただける無料体験スポットを用意する予定です。

お誘い合わせの上、ぜひ足をお運びいただきますようよろしくお願い申し上げます。皆さまのおいでを心よりお待ち申し上げております。

敬具

記

開催日時：◯月◯日から◯月◯日　◯時〜◯時

会場場所：◯◯

入場料：◯◯

弊社ブース位置：◯◯
アクセス：◯◯

当日お問い合わせ先：000-0000-0000

◯◯株式会社
営業担当◯◯：000-0000-0000

以上

展示会で新サービスを紹介する場合

次は、新サービスを紹介する例文です。

令和◯◯年◯月◯日

株式会社◯◯

代表取締役　◯◯◯◯様

株式会社◯◯

代表取締役　◯◯◯◯

件名：◯◯株式会社　第◯回「◯◯展示会」出展のご案内
本文：
拝啓　◯◯の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。

このたび弊社では◯◯にて開催されます第◯回「◯◯展示会」におきまして、ブースを下記のとおり出展することとなりました。

今回は弊社の新サービス「◯◯」を直接体験していただけるブースを実施する予定です。◯◯と◯◯に力を入れ、社員一同、準備してまいりました。

つきましては、新サービス紹介の招待状を送付いたします。ご多用中、誠に恐縮ではございますが、ぜひご検討くださいますようよろしくお願い申し上げます。

敬具

記

開催日時：令和◯◯年◯月◯日から◯月◯日　◯時〜◯時

会場場所：◯◯

当日お問い合わせ先：000-0000-0000

◯◯株式会社
営業担当◯◯：000-0000-0000

当日ご来場の際に本状をご持参いただければ、粗品を進呈いたします。

以上

展示会で質問・交流ができると紹介する場合

最後に、展示会で質問・交流ができると紹介するときの例文です。

令和◯◯年◯月◯日

株式会社◯◯

代表取締役　◯◯◯◯様

件名：◯◯株式会社　第◯回「◯◯展示会」出展のご案内
本文：
平素より大変お世話になっております。株式会社◯◯の◯◯でございます。平素は格別のご愛顧を賜り、厚くお礼申し上げます。
このたび弊社では◯◯にて開催されます第◯回「◯◯展示会」におきまして、ブースを下記のとおり出展することとなりました。

今回の展示会では、弊社の商品である◯◯を展示し、◯◯のコーナーを設ける予定です。当日には◯◯氏が来場し、皆さまからのご質問や疑問にお答えできるよう準備しております。自由に交流できる特別な機会となっております。

皆さまお誘い合わせのうえ、お気軽にご来場いただければと存じます。

敬具

記

開催日時：令和◯◯年◯月◯日　◯時〜◯時

会場場所：◯◯

弊社ブース位置：◯◯
当日お問い合わせ先：000-0000-0000

◯◯株式会社
営業担当◯◯：000-0000-0000

以上

案内状・招待状はプロに依頼して送付してもよい

展示会の案内状・招待状の内容や書き方に自信がない人は、プロに依頼して送るのがおすすめです。プロにお願いしたら、自分では思いつかなかった言い方を入れてくれるため、今後の参考にもなるでしょう。

「ブースコムプラス」は展示会のトータルサポートを行っている会社です。書類申請の代行から展示会ブースのデザイン提案・制作、運営、展示会終了後の営業代行までを行っています。制作実績は3,000社以上で、それぞれに合った展示会ブースの提案を得意としています。

ブースコムプラスでは展示会ブースの設営とセットであれば、案内状・招待状の業務の依頼も可能です。ほかにも展示会で重要な役割を担う接客コンパニオンの手配や、機材のレンタルなども対応しています。

案内状・招待状だけでなく、展示会出展の全体サポートを希望する人におすすめのサービスです。

まとめ

案内状・招待状は、展示会ブース集客の効果的な方法です。展示会への出展が決まったら、1ヶ月前から2週間前までを目安に、案内状・招待状を送るようにしましょう。先の予定が埋まりやすい役職が高い人から順番に送ると安心です。

自分で案内状・招待状を作成できる自信がない人や、より質の高いものを作りたい人には、ブースコムプラスがおすすめです。展示会ブースの設営と一緒に、案内状・招待状を作成いたします。まずはお問い合わせ・無料相談をし、検討してみてください。

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