展示会に出展する際は目的を明確にしておくことが重要です。しかし、「どのような目的にすればよいかわからない」「なぜ目的を明確にする必要があるのだろうか？」と悩んでいる担当者の方も多いのではないでしょうか。
展示会には主に4つの目的があります。目的を明確に設定すれば、そこから具体的なプランを作れます。目的がはっきりしていないと展示会に出展しても成果を上げるのは困難なので、最初に目的を明確に設定しておくことが大切です。
本記事では展示会に出展する4つの目的・メリットや、出展を成功させるコツをご紹介します。展示会への出展を成功させるための参考にしてください。
展示会とは？
展示会とは、出展者が自社の商品やサービスを紹介し、顧客を獲得する場です。展示会にはテーマが決められていて、出展者はテーマに沿った商品を用意します。テーマに合わせた商品を出展する企業が集まるため、来場者はテーマへのニーズを持つ可能性が高いです。自社の商品を紹介すれば、確度の高い見込み客の獲得につながります。
展示会の種類
展示会には目的や来場者によって種類があります。展示会の種類は主に次の3つに分けられます。
- 1.合同展示会
- 2.プライベートショー
- 3.パブリックショー
合同展示会は大型の展示会会場で開催されます。決められたテーマに関連する企業が出展し、そのテーマに興味を持つビジネスマンや、情報収集する同業者などが集まるため、商談や協業相談などにつながりやすいことが特徴です。
プライベートショーとは一つの企業やグループ企業が開催する展示会で、自社展示会や主催展示会などとも呼ばれます。基本的には招待制で、既存顧客との関係性を向上させることが目的です。
パブリックショーとはテーマを絞って商品や新製品の発表を行う展示会のことです。一般の顧客向けに開催されることが多く、会期をBtoBターゲットとBtoCターゲットに分けて実施されることもあります。たとえばコミックマーケットなどはパブリックショーに該当します。
展示会に出展する4つの目的や得られるメリット
展示会に出展する際は目的を明確にしておくことが大切です。出展する目的や得られるメリットには、主に次の4つがあります。
- 1.商談の獲得につながる
- 2.見込み客との接点ができる
- 3.既存顧客との関係を構築できる
- 4.認知度が向上する
それでは一つずつ確認していきましょう。
①商談の獲得につながる
展示会の目的の一つには、見込み客を商談に結びつけることが挙げられます。すでにニーズが高く比較検討をしている段階の来場者に対し、商談ブースで商談に進めるか、後日連絡してアポイントを取り、商談につなげることを目的とします。
実際のところ展示会の場ですぐに商談に進むケースはあまり多くないですが、ブースには商談スペースを用意しておきましょう。
②見込み客との接点ができる
展示会には情報収集を目的としている来場者が多いため、今すぐ商談の獲得につながるわけではなくても、将来的に商談につながるケースは少なくありません。そのような見込み客との名刺交換やアンケートなどによって顧客情報を取得し、接点を作ることも展示会の目的の一つです。
展示会後も見込み客の確度に応じて継続的にアプローチすれば、将来的に受注につながる可能性があります。
③既存顧客との関係を構築できる
既存顧客との関係をより深く構築できることも展示会の目的の一つです。自社のブースに来てもらいたい既存顧客には、案内状を送付しておきましょう。
展示会で既存顧客と対面して会話すれば、新たなニーズを掘り起こし、自然な流れで新商品やサービスを勧められます。また、既存顧客から新たな顧客の紹介を受ける可能性もあります。
④認知度が向上する
展示会への出展は、企業名や商品の認知度向上につながります。会場ではブースの看板やパンフレットなどにより、来場者に企業名や商品名を知ってもらえます。規模が大きな展示会であれば、主催者がプロモーションを行うことがあるため、出展していることが信頼度アップにもつながるでしょう。展示会への出展は、効率よく認知度を向上させられることもメリットの一つです。
展示会出展を成功させるコツ
展示会には大きな予算や人的負担がかかるため、出展するからには成果につなげたいものです。ここからは、展示会出展を成功させるコツを解説していきます。
出展の目的を明確にする
展示会の出展を成功させるには、出展の目的を明確にしておきましょう。出展の目的を決めないと、どの来場者に訴求すべきかわかりません。出展の目的は先述の「商談の獲得につながる」「見込み客との接点を作る」「既存顧客との関係を構築」「認知度の向上」などが挙げられます。出展目的を明確にすれば、対象となる来場者がはっきりします。
ターゲットを決める
展示会に出展する目的が明確になれば、自社ブースに訪れてほしいターゲット像も明らかになります。ターゲットとなる来場者がはっきりすれば、彼らが「どのような課題を抱えているか」「どのような情報を求めているか」を調査しておくことが大切です。
現代はインターネットでさまざまな情報が簡単に手に入ります。わざわざ展示会に足を運んでくれる来場者は、インターネットで入手できる情報以上のもの、展示会でなければ知り得ない情報を求めている可能性が高いです。ターゲットが求めている情報やサービスを提供すれば、効果の見える展示会になるでしょう。
出展する商品を決める
展示会は、多くの来場者に自社の商品やサービスを知ってもらう機会となりますが、出展する商品が多すぎると記憶に残りにくくなります。自社の商品を覚えてもらうためには、商品数を絞って商品を出展した方がよいでしょう。
基本的には人気が高い売れ筋の商品やサービスがおすすめです。自社の商品の中から来場者にもっともアピールしたい商品を選んで出展しましょう。
数値目標を決める
展示会に出展する際は、具体的な数値目標を決めることも大切なポイントです。具体的に目標を決めておかなければ、展示会が成功だったのかを判断できません。数値目標を決めておきたい項目は「来場者数」「名刺獲得数」「商談件数」「受注件数」などです。目標を立てることで、達成するための施策を決められます。
初めて展示会に出展する企業は総来場者数の2.5%〜3%程度を目標に設定するのがよいでしょう。出店した経験がある企業は前回の数値＋αで、1.2倍〜1.3倍を目標に設定するのがおすすめです。
集客施策を決める
展示会の数値目標が決まれば、達成するための集客施策を決めましょう。展示会前の集客方法には、WEBでの告知やメール・案内状の送付などが挙げられます。
自社ホームページやSNSで告知すれば、展示会への出展を広く知ってもらえます。既存顧客には、メールや案内状を送付して来場を促しましょう。出展する商品やノベルティなど来場するメリットの情報を加えるとより効果的です。
また、展示会当日は、自社を知らない来場者にもブースに立ち寄ってもらえるようスタッフの声かけが必要です。コンパニオンの手配も集客に効果があります。
出展ブースの構成を決める
出展ブースの構成は集客に関係するため、展示会成功のカギを握る重要なポイントです。離れた場所からでも来場者の目をひくように、パネルの文字は大きくしておきましょう。来場者は何のブースか一瞬で判断しながら会場内を歩いているので、商品やサービスの魅力が瞬時に伝わるキャッチコピーが効果的です。
また、来場者の目をひくだけでなく、入りやすさも重視する必要があります。通路幅が狭すぎるとブースの外から見ても窮屈で入りにくい印象を与えてしまいます。大人がすれ違える程度の通路幅を確保しておきましょう。
外から見て入口と出口がわかりやすい開放感があるブースは、来場者に安心感を与えられるため、立ち寄りやすくなります。展示品が目に入りやすいように配置や高さも考慮しましょう。
アフターフォローについても考える
展示会で見込み客の顧客情報が集まっても、すぐに商談につながるとは限りません。展示会を意味あるものにするためにも、集めたアンケートの活用方法や見込み客へのアプローチ方法を考えておく必要があります。
展示会終了後は、見込み客の受注確度に合わせてフォローしましょう。確度の高さによって「営業担当者がコンタクトを取る」「お礼メールを送る」など、アフターフォローの内容を決めておくとスムーズです。すぐに受注につながらない見込み客も継続的にフォローし、中長期的な成果につなげましょう。
展示会の成功に向けて欠かせないこと
展示会を成功させるには、まず会場へ来場者を呼び込む必要があります。そこで、多くの企業で実践しているのがサンプルやノベルティの配布です。
しかし、ただ配布するだけではあまり上手くいかず、悩んでいるという声も多くいただきます。
弊社では展示会内でのノベルティの配布ではなく、最寄り駅から展示会に行く道中でノベルティの配布を行う事で展示会内でノベルティを配るよりもユーザーの印象に残し購買行動にもつながりやすくなります。
とはいえ、ノウハウや経験がないとどのように手配をすればよいか分かれない方も多いと思います。
弊社はこれまでの展示会出展に関するサポートをしてきた経験から、商材やサービスに合ったノベルティの提案・制作、当日配布するスタッフの派遣まで対応しております。
また、やっただけで終わらないように、業務終了後は分析を行い報告書を提出し、今回の反省点の報告と次回に繋がるご提案をさせていただきます。
全国対応もしておりますので、サンプリング配布にご興味のある方はぜひ弊社にご依頼ください。
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展示会に出展する際の注意点
展示会の出典にはさまざまなメリットがありますが、注意点もあります。初めて展示会に出展する場合、以下の注意点を把握しておきましょう。
出展料・運営費などの費用がかかる
展示会に出展するには出展料や運営費がかかります。出展料とは会場使用料やブーススペースの料金のことです。展示会のブーススペースは「小間」と呼ばれる単位で表され、1小間は基本的に3m×3mとなります。展示会の規模やテーマによって異なりますが、1小間あたり30万円〜50万円が相場です。
その他にもブースの施工費や設備費、装飾費、ノベルティの製作費や広告費などがかかります。展示会にはさまざまな費用がかかるので、全体でいくらかかるか把握しながら予算計画を立てる必要があります。
準備に時間がかかる
展示会にはさまざまな準備が必要なので、成果につなげるには十分な準備期間が必要です。展示会の規模によっては6ヶ月以上前から準備が必要なこともあります。申し込みからスケジュールの設定、必要書類の提出、ブースやパネルのデザイン選定など、やるべきことがたくさんあります。
1ヶ月前にはノベルティやアンケートの準備、案内状の送付などが必要で、前日にはブースの設営を行います。展示会に出展するとなると、準備にかなり時間がかかることに注意しておきましょう。
人員確保をしなくてはならない
展示会に出展する際は、準備や当日の運営のための人員確保が必要です。当日必要な人員はブースの小間数によって異なります。
1小間あたり1人以上は必要で、交代スタッフも確保しておきましょう。社内スタッフだけでは人員を確保できない場合、コンパニオンや外部の運営スタッフを手配する必要があります。
自社で企画するのが難しければプロに依頼しよう
展示会の準備は時間も手間もかかるので、人員が足りず、自社で企画するのは難しいと感じる方もいらっしゃるでしょう。そのような場合、展示会のプロに依頼するのがおすすめです。
ブースコムプラスは、展示会をワンストップでサポートしています。企画書の作成から書類申請の代行、ブースデザインの提案や設置、機材のレンタル、集客につながる接客コンパニオンの手配など展示会に関することはトータルサポート可能です。出展後の営業活動もサポートして、出展成果をプロデュースします。
まとめ
展示会の目的を決めずに出展すると、展示会の開催が目的になってしまい、成果につながりません。展示会に出展する目的は主に4つあります。目的を明確に決めておくことで、出展の成功に向けたプランを立てられます。
近年はさまざまな情報をインターネットで入手できるようになりました。展示会に足を運ばなくても、商品の情報を手軽に得られます。そのため、展示会を成功させるには、会場に足を運ばなければ得られない情報の提供が重要なポイントです。そのためには、展示会の目的を設定してターゲットを明確にし、ターゲットの課題や求めている情報が何かを知ることが大切です。
ブースコムプラスでは、プランニングから申請代行、設営・撤去、アフターフォローまで展示会のトータルサポートを行っています。備品の保管や各種印刷物の制作、ノベルティの制作、資材のレンタルなども可能です。展示会のお困りごとがあれば、ブースコムプラスにお気軽にご相談ください。
この記事を書いた人
運営事務局ブースコムプラス
展示会出展やプロモーションイベント開催時のブース設営を行っているブースコムプラスの運営事務局です。