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初めて展示会に出展するときは「何を準備すればいいかわからない」と悩んでしまう方が多いでしょう。出展を決めたらさまざまな手配が必要なので、スケジュールを管理しながら準備が必要です。
本記事では展示会の準備に必要な7つのステップをご紹介します。また、当日に必要なものやあったら便利なものをリストアップして紹介するので、展示会への出展を検討中の方は準備にお役立てください。
展示会準備の7ステップ
展示会の準備は次の7ステップを基本に行いましょう。
- 1.出展する目的を明確にする
- 2.達成したい目標を設定する
- 3.出展する展示会を決め、申込をする
- 4.外部に依頼するものを検討・手配する
- 5.集客の方法を検討する
- 6.展示会当日の運用方法を決定する
- 7.展示ブースの設営をする
①出展する目的を明確にする
展示会の出展を検討するときは、まず目的を明確にしましょう。目的を決めずに展示会に出展すると出展自体が目的になり、成果を出せません。展示会に出展する主な目的には次の3つが挙げられます。
- ・営業案件の獲得
- ・自社の認知度向上
- ・既存顧客との関係性向上
展示会に出展すると自社製品やサービスを来場者にアピールできます。まずは目的を明確にして、どのような展示会に出展するか、誰をターゲットにするかを決めます。目的に応じて企画やブース作り、来場者へのアプローチ方法などを決めていくため、最初に出展目的を明確にしましょう。
②達成したい目標を設定する
出展する目的を明確にしたら、次は目的達成のための目標を設定しましょう。目標は成果がわかりやすいように、数値で設定するのがおすすめです。たとえば名刺の獲得数、商談件数、受注数などの目標を設けておきましょう。
数値で目標を設定すると、展示会後に目標を達成できたか測定できるため、次回の改善点を見つけ出せます。
③出展する展示会を決め、申込をする
出展する展示会を決めて申し込みましょう。展示会の多くは開催日の12か月前～6か月前頃に受付を開始します。ブースの配置は先着順に選べる展示会もあるので、早めに申し込みましょう。
抽選で決める展示会もありますが、募集予定の小間数が埋まると締め切られてしまうため、出展すると決めたら早めに申し込むのがよいでしょう。
④外部に依頼するものを検討・手配する
外部に発注が必要なものを検討し、手配しておきましょう。外部への依頼が必要なのは主に次のようなものがあります。
ブース施工・装飾
展示会のブースは企業や商品・サービスのイメージに影響するため、集客に大きく関わります。展示会の3か月前までにはブース施工会社を決めましょう。
ブースコムプラスはブースのデザイン・施工から運営や機材レンタルまで展示会の出展をトータルでサポートしています。ワンストップで対応できるので、ご担当者様の負担を減らし、コストを削減できます。
チラシ、パンフレットなどの印刷物
来場者に配るチラシや商品の詳しい説明を記載したパンフレットなどの印刷物も準備しておきましょう。展示会のために新規に作成する場合は、3か月前までに作成に入りましょう。
コンパニオン
展示会にコンパニオンを活用すると、集客力を高める効果が期待できます。コンパニオンはアイキャッチ効果があるうえに声かけのスキルが高いため、来場者の足を止めてブースに誘導します。認知度の向上や見込み客の増加が目的で出展するなら、コンパニオンの活用も検討しましょう。
ユニフォーム
展示会でおそろいのTシャツやパーカーなどのユニフォームを着用すると、ブランドイメージの強化やスタッフに一体感が生まれることによる連帯感の向上などのメリットがあります。ロゴやブランドカラーが入ったユニフォームは、来場者に安心感を与えられるでしょう。
ただし、ユニフォームの作成は管理の手間やコストがかかります。デメリットも考慮したうえで作成するか検討しましょう。
搬入・搬出
展示会の搬入日は定められています。一般的には開催日の前日に搬入日や設営日が設定されていますが、大規模な展示会の場合は開催日の前々日の場合もあります。また、閉会後は速やかに搬出が必要です。搬入や搬出を運送会社などに依頼するときは、早めに手配しておきましょう。日程によっては手配できる業者がなかなか見つからないこともあります。
大がかりな装飾がある場合、自社のスタッフだけで設営するのは困難です。搬入や搬出だけでなく設営も依頼できる業者に依頼すれば手間が省けます。
什器や備品
テーブル、椅子、パネルスタンド、受付カウンターなどの什器は主催者が貸し出してくれることがあります。提出書類と一緒に貸出什器の案内が送られてくるので、必要な什器を申し込みましょう。それ以外の什器や備品は自社で用意できない場合、レンタルなどを手配しておきましょう。
⑤集客の方法を検討する
展示会の出展ブースにできるだけ多く集客するため、集客の方法を検討しましょう。自社ホームページやメールマガジン、SNSで告知すると広くアピールできます。展示会のターゲットに合わせた既存顧客や見込み顧客には展示会の案内状を送り、届く頃にメールも送りましょう。
また、コンパニオンの活用やノベルティの配布を検討すると、来場者をブースに集客しやすくなります。来場者がブースに入りやすいように人員配置やパンフレットの使い方なども決めておきましょう。
⑥展示会当日の運用方法を決定する
展示会当日のスムーズな運営のために、スタッフの運用方法を決めておきましょう。マニュアルを作成して、想定されるアクシデントをシミュレーションしておけば、当日は慌てずに行動できるでしょう。
派遣スタッフの役割を明確化
自社のスタッフだけでは人員が足りない場合、コンパニオンや派遣スタッフの手配を検討する場合があります。派遣スタッフを活用すれば、社員はコア業務に集中できます。派遣スタッフに依頼できる仕事内容には、集客やステージ進行、デモンストレーションなどがあるので、それぞれの役割を明確にしておきましょう。
スケジュール調整
ブースに配置するスタッフの人数は、展示会の規模や出展ブースの大きさによって異なります。2小間であれば3人、3小間であれば3～4人配置できるようにスケジュールを調整し、交代で休憩を取れるようにしておきましょう。
⑦展示ブースの設営をする
展示会の直前になるとブースの装飾・施工会社による設営が始まります。出展者の多くは設営日には会場に行かず、前日の搬入時にブースの確認をし、パネルやパンフレット商品などを設置します。
ブースの設営がほぼ終わりに近づいたら、少し離れた場所から見て「パネルが見やすいか」「商品の展示場所は適切か」などを確認しましょう。最後にホコリやゴミを掃除して設営完了です。
展示会当日に必要なもの・あったら便利なもの
展示会が近づくと準備に忙しくなるため、必要な持ち物をうっかり忘れてしまうこともあります。忘れ物がないように、あらかじめ持ち物のリストを作っておくと安心です。また、必要なわけではなくても、あったら便利なものもあるので用意しておきましょう。
展示会当日の持ち物で必要なものやあると便利なものをご紹介します。
文房具類
受付やアンケートの実施などで文房具類が必要です。紛失した場合に備えて多めに用意しておくと安心です。
【必要なもの】
- ・ボールペン
- ・マジック
- ・ホッチキスと針
- ・メモ帳、付箋、コピー用紙など
- ・封筒・紙袋など
- ・クリップボード（アンケートを実施する場合）
【あると便利なもの】
- ・はさみ
- ・カッター
- ・ガムテープ、セロテープ
- ・クリップ
- ・輪ゴム
文房具は設営時に必要なものもあるため、多めに用意しておくと安心です。ボールペンは受付だけでなく個人でも持っておけるように、十分な本数を用意しておきましょう。
電子機器類
プレゼンやセミナー、事務作業などにパソコンを使うこともあります。必要な台数を確認して、自社の備品を調達するかレンタルパソコンを利用するか検討しましょう。Wi-Fi環境が整った会場も多いですが、回線が不安定なケースもあるため、ネット環境を確認して持ち物を準備しましょう。
【必要なもの】
- ・ノートパソコン
- ・延長コード
- ・Wi-Fiルーター、LANケーブル
【あると便利なもの】
- ・三又ソケット
掃除用具類
展示会会場は多くの人が行き交うため、ブース内にはホコリがたまってしまいます。そのまま放置していると来場者にマイナスな印象を持たれるため、汚れが気になるときは素早く掃除できるように掃除用具を準備しておきましょう。感染症予防対策のために、アルコールスプレーもあると安心です。
【必要な掃除用具類】
- ・掃除機／ほうき・ちりとり／フロアモップなど
- ・ゴミ箱
- ・ゴミ袋
【あると便利な掃除用具類】
- ・コロコロ（粘着カーペットクリーナー）
- ・ウェットティッシュ
- ・アルコールスプレー
その他の備品
その他、展示会当日に必要な備品、あると便利な備品を挙げます。
【必要な備品】
- ・貴名受け（名刺受け箱）
- ・アンケート用紙、アンケートを分類するファイル
- ・ノベルティ
【あると便利な備品】
- ・マイク、スピーカー、アンプ
- ・接客用の飲み物
- ・クーラーボックス
- ・タオル、台拭き
- ・小型のホワイトボード
- ・折り畳み式のプラスチックコンテナ
貴名受けとは、説明を聞く時間がない来場者や、スタッフが空いていなくてすぐに説明できない場合、名刺を入れておいてもらうための箱です。既存顧客や見込み度が高い来場者が名刺を入れてくれる可能性があるため、用意しておくとよいでしょう。
ブース内でプレゼンする場合は、マイクを用意しておきましょう。接客ブースを用意する場合は、飲み物を用意しておくと好印象を与えられます。冷たい飲み物を用意する場合はクーラーボックスに入れておきましょう。
バックヤードでスタッフに情報伝達するために小型のホワイトボードを用意しておくと便利です。小さな備品は紛失しやすいので、折り畳み式のプラスチックコンテナなどに収納しておきましょう。
まとめ
展示会の準備には十分な期間とさまざまな手配が必要です。すべて自社で行うのは担当者の方の負担が大きいため、通常業務に支障をきたすかもしれません。準備は展示会のプロに依頼するのがおすすめです。
ブースコムプラスでは、プランニングから申請代行、ブースの設営・撤去、コンパオンの手配、アフターフォローなど、展示会に関するトータルサポートを行っています。印刷物の制作やノベルティの制作、各種資材のレンタルも可能なので、さまざまな業者に手配する手間を省けてコストを削減できます。
展示会の成功は徹底した準備にかかっていると言っても過言ではありません。展示会の準備でお困りの方は、ブースコムプラスにお気軽にご相談ください。
この記事を書いた人
運営事務局ブースコムプラス
展示会出展やプロモーションイベント開催時のブース設営を行っているブースコムプラスの運営事務局です。