展示会ブースの印象は受付で決まる？担当者の役割や受付システムを紹介

2024年7月26日

展示会装飾

展示会で来場者と最初に接するのは受付担当者です。展示会ブースの第一印象は受付で決まります。しかし、展示会に初めて出展する場合、受付担当者の役割や、どのようなことに気を付けたらいいかわからずに悩んでしまうかもしれません。

そこで本記事では、展示会の受付担当者の5つの役割や、受付担当者が意識すべきポイントなどを解説します。後半では便利な受付システムを紹介するので、効率的な受付システムの導入を検討している方はぜひ参考にしてください。

受付の運用方法を事前に明確にする

展示会の受付では、何をすべきか事前に明確にしておく必要があります。受付は来場者と最初に接する場なので、手間取ったり失礼な対応をしたりすると来場者を不快にしてしまうでしょう。そのようなことがないよう受付の流れや、よくある質問への答え、トラブルが発生した場合の対応方法などを含むマニュアルを作成しておくと質の高い受付ができます。受付の運用方法で事前に決めておきたいのは次の2点です。

受付場所を決める

受付場所は、ブース内への人の流れがスムーズになる場所が最適です。受付を待つ人が列を成したときにブース内や通路をふさいでしまわないように考慮して場所を決めましょう。

役割を決める

受付は来場者の氏名の確認や資料の配布など、さまざまな役割があります。一見、単純な仕事のようですが、質問への対応などイレギュラーなことも起こりやすいです。

そこで複数人で受付を担当する場合は、あらかじめ役割を決めておくとスムーズに対応できます。マニュアルを作成して事前にしっかりと打ち合わせしておきましょう。

受付担当者の5つの役割

受付担当者には、主に次の5つの役割があります。

• ・来場者の氏名などを確認
• ・名刺の受け取り
• ・パンフレットの配布
• ・受付後の誘導
• ・アンケートの回収

それぞれのポイントを確認していきましょう。

来場者の氏名などを確認

受付では来場者の氏名などを確認します。来場者には招待客と一般客がいるため、確認方法をあらかじめ決めておくとスムーズです。

招待客であれば、招待状やメールのコピーで確認できます。または名前をお聞きしたり、名刺をいただいたりして招待者リストと照合する方法があります。一般の来場者には、来場者リストに氏名や会社名を記入していただいたり、名刺をいただいたりして確認しましょう。

名刺の受け取り

受付では、氏名を確認するときに名刺をいただくことがあります。来場者から名刺を受け取るときは、両手で丁寧に受け取って目を通します。受け取った名刺は向きや方向を揃えて丁寧に置き、次の来場者の受付をする前に決めておいた場所に保管しましょう。名刺を大切に扱うことは相手を尊重することにつながるため、来場者からの信頼度アップにつながります。

パンフレットの配布

受付で名前を確認したら、パンフレットなどの配布物を渡します。パンフレット以外では、次のような配布物を渡すことがあります。

• ・チラシ
• ・資料
• ・アンケート用紙とペン
• ・ノベルティ

複数の配布物がある場合、あらかじめ整理しておいて来場者が容易に受け取れるようにしておきましょう。

また、配布物はただ渡すだけでなく内容の説明をおこないます。たとえばパンフレットであれば「こちらは本日ご紹介する商材のご案内となっていますので、ぜひご覧ください」などのように説明します。

受付後の誘導

受付で配布物を渡したら、来場者を次のアクションへ誘導するのも受付の重要な役割です。

担当者を呼ぶ際は「担当者が参りますので、それまでブース内をご覧になってお待ちください」、セミナーを実施する場合は「セミナー会場は右手にございます。〇時から開始予定なので、ぜひご参加ください」など、お客様が迷わずにすむように誘導しましょう。

アンケートの回収

自社ブースを訪問してくれた来場者にアンケートを実施すれば、見込み客の購買フェーズや確度を把握できて、展示会後のアプローチを効率的に行えます。受付でアンケート用紙とペンを配布して回答を促し、回収しましょう。

展示会当日に受付担当者が知っておくべき情報

受付担当者が来場者へのスムーズな対応や案内をするためには、知っておきたい情報があります。展示会当日は、次のことを把握しておきましょう。

招待客の把握

展示会のブースには、招待客と一般客が訪問します。招待客には担当者があいさつし、商品やサービスの詳しい説明をしますが、担当者がその場にいないこともあるため、受付が担当者に連絡する必要があります。

招待したお客様のうち、誰が来てくれたか把握できるようにしておきましょう。事前に招待客リストを作成し、担当者がわかるようにしておくとスムーズに案内できます。

スケジュール

受付担当者は、当日のスケジュールを把握しておくことが重要です。ブース内でのセミナーやデモンストレーションの予定を把握し、「セミナーは〇時から開始予定なので、ぜひご参加ください」など案内できるようにしておきましょう。

トイレや喫煙所などの場所

受付担当者は展示会の会場のことを質問されることがあります。とくに多いのがトイレや喫煙所の場所です。あらかじめ場所を把握しておくと、質問されたときにスムーズに答えられます。喫煙所が設置されていない場合は、会場外で喫煙できる場所があるか確認しておきましょう。

参加企業

合同展示会には多くの企業が出展します。受付担当者は、来場者から他の参加企業のブースのことで質問されるかもしれません。自社以外の参加企業も把握しておけば、来場者からの信頼度も増すでしょう。

受付担当者が意識すべき3つのポイント

展示会の来場者は受付の対応やマナーをよく見ています。受付の対応が展示会の印象を左右するといっても過言ではありません。そのような重要な役割を担う受付担当者がとくに気を付けておきたいポイントを3つ挙げます。

①身だしなみ

受付担当者は清潔感ある身だしなみを意識しましょう。服装だけでなく、髪型やメイクも派手過ぎないことがポイントです。また、受付は手元を見られることが多いため、爪もきれいに整えておくことが大切です。ネイルをする場合は派手な色を避け、ナチュラルな色味にしておきましょう。

②丁寧な言葉遣い

受付担当者は企業の第一印象を左右するため、丁寧な言葉遣いを心がけましょう。「ご来場いただきありがとうございます」「少々お待ちくださいませ」など、よく使う言葉がスムーズに出てくるように、あらかじめ確認しておくと安心です。

③名刺の取り扱い

受付では名刺を受け取る機会が多いため、取り扱いに注意しておきましょう。来場者から名刺を受け取るときは、相手の顔を見ながら両手で受け取ります。その際、「ご来場ありがとうございます」「頂戴いたします」「お預かりいたします」など、一言添えると印象が良くなります。

また、名刺の文字の部分には指を重ねず、端の余白部分を持つのがマナーです。名刺は相手の分身と考え、失礼のないように取り扱うことが大切です。

便利な展示会の受付システム

受付システムを導入すれば、受付の人員を削減できるとともに、非接触でスピーディーな受付が可能です。展示会に利用できる便利な受付システムを2つご紹介します。

QRコードによる来場受付

QRコードによる来場受付は、非接触でスムーズな受付ができます。あらかじめ招待客に受付用のQRコードを送信しておき、受付では招待客が持参したQRコード付きの招待状を読み取るだけで来場者の情報を管理できます。

QRコードのメリット・デメリット

QRコードによる来場受付のメリットには以下のようなことが挙げられます。

• ・スピーディーに受付できるので来場者を待たせずにすむ
• ・業務を効率化できるため、受付に必要なスタッフの人員や労力を削減できる
• ・来場者の情報を管理できる

一方、デメリットには次のようなことが挙げられます。

• ・QRコードを忘れてしまう人がいる
• ・システムトラブルが起こると対応に人員が必要になる

QRコードによる来場受付は、受付時の手作業を大幅に削減できてスピーディーに受付できるため、出展企業側にも来場者側にもメリットがあります。また、来場者の情報を管理できるため、後日のフォローアップに役立つでしょう。

一方、デメリットには参加者がQRコードを紛失したり忘れたりして、当日持参しない恐れがあります。また、万が一システムトラブルが起こってしまうとトラブルの対応に人員を割かなくてはいけなくなってしまうことなどが挙げられます。

無人名刺受付システム

Sansanが提供する無人名刺受付システム「Smart受付」は、来場者が名刺を専用端末にかざすだけで受付が完了するシステムです。クラウド名刺管理サービスで培った名刺に表記されているメールアドレスをデジタル化する独自OCR技術「DSOC OCR」を受付業務にも利用しました。

無人名刺受付システムのメリット・デメリット

無人名刺受付システムのメリットには以下のことが挙げられます。

• ・受付に人員を割かなくてよくなる
• ・非接触で受付できるため、感染症対策になる
• ・名刺の情報を自動でデータ化できる

一方、デメリットには次のことが挙げられます。

• ・無人の受付を好まない人もいる
• ・コストがかかる

無人名刺受付システムを導入すると、受付の人員を削減できます。来場者は名刺を置くだけで素早く受付が完了するため、受付待ちの長い列ができることもないでしょう。非接触で受付できるため、感染症対策にもなります。また、名刺の情報をデータ化できるため、展示会後の営業活動にも役立ちます。

効率良く受付できることが魅力の無人名刺受付システムですが、あえてデメリットを挙げると無人の受付を好まない人もいることが挙げられます。無人の受付は、対人での受付に比べて温かみがないと感じる人もいます。

また、無人名刺受付システムの導入にはコストがかかることもデメリットの一つです。とはいえ、比較的低コストであり、受付の人員削減で人件費を削減できることを考えると大きなデメリットとはいえないでしょう。

まとめ

展示会の受付は、来場客への第一印象に関わる重要な場です。丁寧な対応でスムーズな誘導ができる受付は来場客に好印象を与え、企業イメージの向上につながるでしょう。受付の効率を重視するなら、受付システムを導入するのもおすすめです。

ブースコムプラスは、展示会の企画から施行、運営、機材レンタルまで展示会をトータルサポートいたします。受付を含む最適なブースデザインの提案やマニュアル制作も請け負います。

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