【成功事例あり】展示会を成功させるためのポイント9つを徹底解説

2024年10月16日

展示会装飾

展示会を成功させるには、何から始めたらいいかとお悩みではありませんか？出展の成果を出すには、スケジュールを立てて計画的に準備を進めていく必要があります。本記事では、展示会の出展を成功させるためのポイントを詳しく解説します。

初めて展示会に出展する方や、前回の展示会で成果を得られなかった方は、展示会を成功させるためにぜひ参考にしてください。

展示会出展の成功とは？

展示会出展の成功とは、事前に決めた目的の達成です。展示会の目的は後ほどご説明しますが、大半は見込み客の獲得です。来場者に自社の商品やサービスの価値が伝わり、成約につながれば展示会出展に成功したことになります。

展示会にはコストがかかるため、成果がコストに見合ったものであるか判断するにはROI（Return on Investment）を確認します。ROIとは「利益や効果÷展示会にかけた総費用」で算出します。

しかし、展示会の来場者は主に情報収集を目的としているため、見込み客を獲得しても成約までには長期間かかるケースもあります。上記の計算式で算出が難しい場合はリード数や商談数に置き換えて計算しましょう。

展示会出展を成功させるためのポイント9つ

展示会を成功させるためには、さまざまなことを決めながら準備する必要があります。展示会出展を成功させるためのポイントを9つ挙げます。

①出展の目的を決める

まずは展示会の出展目的を決めましょう。最初に目的を決めておかなければ、何のために出展するのかわからなくなります。展示会の出展目的は主に3つ挙げられます。

• ・案件の獲得
• ・ブランディング
• ・既存顧客との関係性向上

展示会はテーマや業種が決まっているため、自社の商品やサービスに興味がある来場者と短時間のうちに数多くコミュニケーションがとれます。できるだけ多くの見込み客を獲得し、案件の獲得につなげていくことが、展示会に出展する目的の大半です。

また、自社の特徴をアピールして、社名や商品・サービスの認知度を向上させることを目的に出展するケースもあります。この場合はブースの装飾やチラシ、ノベルティなどの配布物をコーポレートカラーや商材のイメージカラーで統一すると来場者の印象に残りやすくなります。

既存顧客との関係性を向上させるために出展するのであれば、展示会は新サービスや新しい活用方法などを提案する場にしましょう。また、商品やサービスの使用感や不満点などを聞き取れば、改善点を見つけ出せます。展示会をきっかけに信頼度が高まり、関係性がより深くなるでしょう。

②具体的な数値目標を定める

展示会に出展する目的を決めたら、その目的を達成するための具体的な数値目標を定めることが大切です。ブースへの来場者数、名刺獲得数、受注数など、数値化できる目標を定めましょう。展示会に出展した経験がある場合は、前回の数値の1.2倍などの決め方もよいでしょう。

数値目標を立てると、目標を意識して行動できます。また、達成できたかできなかったかを測定できるため、次回の出展に備えて改善点を見つけられるでしょう。

③テーマやコンセプトを決める

展示会の目的を念頭においてテーマを決めましょう。テーマが決まれば、次は展示する商材やブースのデザインなどのコンセプトを決めていきます。出展の指針となるコンセプトに沿って出展準備をすればブレが生じにくくなるため、ターゲットに訴求内容が伝わるでしょう。

ターゲットの選定

規模の大きな展示会になれば、1日の来場者数は1万人を超えます。展示会の成果を上げるには、ターゲットを設定しておくことが大切です。ターゲットの課題を探れば、何に価値を見出すか把握しやすくなります。ターゲットが抱える課題の中から自社の商品が解決できる課題を探しましょう。

訴求内容の決定

次に、ターゲットに何を伝えるか訴求内容を決めましょう。ターゲットの課題に対し、自社の商品やサービスがどのように解決できるか考えます。ターゲットにどのような価値を提供できるのか明確にしたら、コンセプトに落とし込みます。

④予算を決める

目標やテーマ、コンセプトが決まれば、次は予算を決めましょう。展示会の出展料は規模などによって異なりますが、一般的には1小間あたり約30万円〜50万円程度といわれています。出展料以外にも施工費、ブースの装飾費、什器のレンタル料、パンフレットやフライヤーの印刷費、ノベルティの製作費など、さまざまな費用がかかります。どのくらいの予算を使用できるかあらかじめ決めておかないと、最終的に費用が足りなくなる恐れがあります。予算は慎重に検討しておきましょう。

⑤展示会当日までのスケジュールを明確にする

展示会の準備は約6か月前から始まります。展示会当日までのスケジュールを明確にして段取りよく準備していきましょう。時期別に、主なスケジュールは以下のとおりです。

⑥ブースの装飾やデザインを決める

ブースの装飾やデザインは、ターゲットに伝えたいことや自社の魅力が伝わることを意識して決めましょう。出入り口からの導線を考えることも重要です。ブースのデザインは、できるだけ展示会ブース装飾の実績豊富な業者に外注をおすすめします。

目に留まりやすいブース装飾

ブースの形やサイズ、色、看板の文字サイズなどのブース装飾は、来場者の目に留まりやすいように意識して制作しましょう。パネルの文字サイズは5メートル程度先でも目に入るようにすると、離れた場所からでも目に留まりやすいです。

ただし、派手なブースにすれば集客できるわけではありません。派手すぎるとかえって近寄りにくい雰囲気になることもあります。配色が多すぎるとゴチャゴチャするため、カラーを統一して落ち着いた雰囲気のブースにしましょう。

心を動かすキャッチコピー

来場者がブースの前を通るのはほんの数秒です。そのわずかな時間で心を動かすにはキャッチコピーが効果的です。キャッチコピーは、誰にどのようなメリットがあるか一目で伝えることが大切です。お客様目線で作れば、キャッチコピーを読んで「もっと知りたい」と思ってもらえるでしょう。

また、キャッチコピーは短くまとめることも重要なポイントです。短くてシンプルなキャッチコピーの方が、読む人にメッセージが伝わります。印象付けたい言葉は色を変えるのもおすすめです。

入りやすい雰囲気

展示会ブースのデザインは、入りやすい雰囲気を考慮しましょう。入り口は広めにして開放的な雰囲気にしましょう。間口が狭いと来場者は入りにくいと感じてしまいます。

スタッフの配置位置にも注意しましょう。ブース前にずらりと並んでいると圧迫感があり、入りにくい雰囲気になってしまいます。集客、案内、説明員、商談など役割ごとに人員を適切な位置に配置しましょう。

⑦集客方法を考える

集客に失敗しないためには、事前の集客準備が大切です。展示会のターゲットに合わせて既存顧客や見込み顧客に案内状を送付しましょう。案内状が届く頃にメールで「展示会の案内状は届きましたか？」と送るとさらに効果的です。自社のWebサイトやSNSで告知するのもよいでしょう。

また、展示会当日は通路に出て積極的な声がけをするのも効果的です。足を止めてもらうための呼び込みワードや、商品やサービスの特徴をまとめたトークスクリプトを用意してチームで共有しておきましょう。派遣コンパニオンの活用やノベルティの配布も集客に効果的です。

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⑧展示会当日の運用方法を決める

展示会当日に滞りなく進行するには、運用方法をあらかじめ決めておくことが重要です。マニュアルを作成したり、シミュレーションをおこなったりしておけば、当日は落ち着いて行動できるでしょう。

役割分担

展示会当日の主な役割は、「呼び込み」「商品やサービスの説明」「商談」の3つがあります。この他にも受付、ノベルティの配布、サービスの実演などの役割がありますが、1人が複数の役割を担当すると来場者への対応が疎かになる恐れがあります。役割分担は余裕を持って人員を配置しましょう。

来場者へのアプローチ方法

展示会当日は、ブース内でセミナーやデモンストレーションなどのイベントを行うと集客に効果的です。デモンストレーションは実演を交えながら自社商品の使い方や特徴などを説明するため、来場者に商品の魅力をより理解してもらえます。一方、セミナーは自社の商品やサービスの宣伝ではなく、来場者の役に立つ情報を提供します。これらのイベントは1対1での説明より警戒されにくいため、来場者は立ち寄りやすくなるでしょう。

また、チラシを用意して来場者へ配ると自社のブースに誘導しやすくなります。展示会では多くの企業がチラシを配るため、見た瞬間に興味を引くキャッチコピーやタイトルを考えると効果的です。情報を詰め込みすぎると読みにくいため、文字や図などは余裕を持って配置しましょう。

ノベルティも来場者にアプローチしやすくなるため、配布できるように用意しておくとよいでしょう。

⑨展示会後のフォローについても考える

展示会は情報収集を目的に訪れる人が多いため、その場で商談につながることは多くありません。そのため、展示会後はすぐに効率的なフォローができるよう準備しておきましょう。

まずはアンケートやヒアリングシートで見込み客の情報を集め、自社の商品やサービスに対する興味の度合いによって仕分けします。興味の度合いが高い人には電話でフォローし、低い人にはメールで中長期的に継続してフォローしましょう。

展示会を成功させるため準備はプロに依頼しよう

展示会の成功は念入りな準備にかかっていますが、申請書類の提出やブースデザイン、資材レンタル、各種印刷物の作成、ノベルティの作成など、やるべきことは多岐に渡ります。準備には長期間を費やすことになるため、自社で準備するのが難しい場合、展示会のプロに依頼するのがおすすめです。

ブースコムプラスはブースのデザインから施工・運営・機材レンタル、コンパニオンなどの人材手配、展示会後の営業代行まで展示会に関するすべてをトータルサポートいたします。これまでに3,000社以上の実績があるため、展示会を成功させるためのノウハウを熟知しています。展示会の準備はブースコムプラスにお任せください。

展示会の成功事例

ブースコムプラスでは、1小間〜20小間などの大型展示まで、お客様の意図やご予算から最良なブースプランをご提案しています。イベントプロデュースの実績は3,000社以上です。

実績の一例を挙げると、2小間の「賃貸住宅フェアin 九州」「国際ホテル・レストラン・ショー」、4小間〜12小間の「東京デンタルショー」、6小間の「エクステリア＆ガーデンフェア名古屋」などがあります。コンセプトや小間の位置から来場者の導線を予測し、経験豊富なデザイナーが目的を達成するブースプランをご提案いたします。

プレゼンのMCや接客のコンパニオン、ステージ進行や運営をスムーズに行う人材のご用意も可能なので、人員不足が心配な方もご安心ください。さまざまな側面から展示会の成功をバックアップいたします。

まとめ

展示会の出展の目的は主に3つありますが、案件の獲得が大半の目的です。そのため、展示会を成功させるには、見込み客を獲得して成約につなげるための念入りな準備が必要です。

しかし、通常業務と並行して展示会の準備を行うのは相当な負担になります。展示会の準備はプロにアウトソースすれば、安心して展示会当日を迎えられるでしょう。展示会の準備でお困りの方は、イベントプロデュース3,000件の実績があるブースコムプラスにお気軽にご相談ください。

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