近年はハイブリッド展示会が注目を集めています。従来の展示会やオンライン展示会とはどのような違いがあるのだろうかと思っている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
本記事では、ハイブリッド展示会の特徴やメリット・デメリット、成功させるためのポイントを解説します。どのような展示会に出展するか検討中の方は、参考にしてください。
ハイブリッド展示会とは？
ハイブリッド展示会とは、従来のような会場で開催する展示会とインターネット上で行うオンライン展示会を同時開催する展示会です。参加者を会場に招き、商品やサービスを見てもらうと同時に、会場の様子を配信してオンラインで展示会を行います。
同時開催によって両者の課題を解決しながら、より多くの顧客へアプローチできます。
ハイブリッド展示会とリアル展示会の違い
リアル展示会は会場に出展企業が集まり、それぞれのブースで商品やサービスをアピールします。企業はチラシを配りながら呼び込みし、参加者と直接コミュニケーションが取れるため、リードの獲得につながりやすいことが特徴です。
しかし、新型コロナウイルス感染拡大により、イベントの開催は制限されました。展示会も中止や延期を余儀なくされ、オンライン展示会やハイブリッド展示会に出展する企業が増えました。ハイブリッド展示会は展示会場で行うリアル展示会と、インターネット上で行うオンライン展示会の両方を同時に行うため、感染症が心配な人や、展示会場が遠くて会場に行くのが困難な人も安心して参加できます。
ハイブリッド展示会とオンライン展示会の違い
オンライン展示会は、インターネット上で行う展示会です。展示会会場まで足を運ぶのが難しい見込み客にもアプローチできますが、商品の実物を見たり触れたりできないため、どうしても臨場感に欠けてしまうことがデメリットです。
ハイブリッド展示会はリアルの展示会とオンライン展示会を並行して開催する展示会です。同時開催によって、オンライン展示会のデメリットを解消できます。ただし、両方の準備が必要なので、労力やコストがかかります。
ハイブリッド展示会が普及した背景
ハイブリッド展示会が普及した背景には、新型コロナウイルス感染拡大の影響があります。コロナ禍で2020年以降は従来のような展示会の実施が難しくなりました。そこで多くの企業や業界団体は、オンラインでの展示会を検討するようになります。オンラインであれば三密を回避できるうえに、参加者はインターネットを通じて参加できるため、場所や時間にとらわれずにすみます。
しかし、オンライン展示会はメリットばかりではありません。来場者は製品に直接触れることはできず、積極的な営業活動もできません。そこでリアルな展示会と組み合わせたハイブリッド展示会が生まれました。
ハイブリッド展示会のメリット
ハイブリッド展示会には、主に次のようなメリットがあります。
- ・オンラインとリアルの良いところ取りができる
- ・遠隔地からも参加できる
- ・リアル展示会が開催できないリスクを軽減できる
オンライン展示会は、時間や場所にとらわれず、幅広い集客ができます。一方、リアルな展示会は見込み顧客と直接コミュニケーションが取れ、自社の商品やサービスを体験してもらうことが可能です。ハイブリッド展示会は、それぞれの良いところどりができることが大きな魅力です。
また、感染症の流行状況や自然災害などでリアル展示会を中止せざるを得なくなったとき、ハイブリッド展示会であれば、オンライン展示会のみ開催に切り替えられるため、準備に要した手間をムダにせずにすみます。
ハイブリッド展示会のデメリット
ハイブリッド展示会には以下のようなデメリットもあります。
- ・コストがかかる
- ・運営が複雑になる
ハイブリッド展示会は、リアルとオンラインのそれぞれ準備が必要なので、コストがかかることが大きなデメリットです。リアル展示会には会場費の他に、配布するチラシやパンフレット、ポスターなどの制作も必要です。オンライン展示会にはデモ動画やホワイトペーパーの制作などのコストがかかります。
また、リアルとオンラインで展示会を開催するため、運営が複雑になるデメリットもあります。双方のメリットを得られる一方で、労力やコストがかかるデメリットがあることを理解しておきましょう。
ハイブリッド展示会を開催するには？
ハイブリッド展示会を開催する流れやポイントを解説します。
目的・目標を決め、企画を立案する
まずは、何のためにハイブリッド展示会を開催するか目的を明確にしましょう。目的を明確にすればターゲットが決まります。また、どのくらいの成果を得られるか、具体的な数値目標の設定も重要です。
目的や目標が決まれば企画を立案し、スムーズに準備できるよう詳細なスケジュールを計画しましょう。
展示会の会場を決める
展示会の会場を選定して押さえておく必要があります。会場のキャパシティは、リアルとオンラインの比率を考え、全体の目標値から来場者数を算出して決めましょう。
また、配信トラブルを防ぐため、インターネット回線が安定しているかの確認も必要です。
展示会当日の運営方法を決める
ハイブリッド展示会は、リアルとオンラインのそれぞれで運営方法を決め、リハーサルをしておく必要があります。当日は会場で行われている展示会の様子をオンラインで配信しますが、ただ配信するだけではハイブリッド展示会のメリットがオンラインで得られません。
リアルもオンラインもそれぞれ楽しめるように、スケジュールやコンテンツなどを調整しておく必要があります。また、当日の通信トラブルに備えて対策を考えておくことも必要です。
オンラインの配信や会場で必要なものを準備する
オンライン配信や、オフラインの会場で必要なものを準備しておきましょう。オフラインの様子をオンライン配信するためにはカメラ機能を搭載したパソコンやインターネット環境が必要です。さらにオンライン配信するためのツールとして、ビデオ会議ツールや動画配信サイトなどがあります。
オンライン展示会プラットフォームにはチャットやログ解析などができて、Web会議ツールとの連携で商談につなげられる機能もあります。
アフターフォローについても考える
展示会を成功させるには、開催後のアフターフォローについても考えておく必要があります。一般的に展示会の来場者は情報収集の段階なので、すぐに契約に至るケースは多くありません。見込み顧客を獲得したら、アフターフォローで顧客を育成する体制を整えましょう。
リアル展示会では獲得した名刺をすぐにデータ化し、見込み度の高いリードはすぐにフォローしましょう。見込み度の低いリードに売り込みすぎは逆効果なので、メルマガで中長期的にフォローします。
オンライン展示会は顧客データを入手できるので、リアル展示会と同じように見込み度の高さに応じて適切にアプローチしましょう。
ハイブリッド展示会を成功させるための2つのポイント
ハイブリッド展示会を成功させるためのポイントを2つ挙げます。
①オンライン・オフラインの比率
ハイブリッド展示会は会場の確保が必要なため、オンラインとオフラインの比率を算出しておかなくてはいけません。オフラインの比率が高くなると用意する会場の規模が大きくなり、より多くの人材が必要になるため費用がかかります。
オンラインには会場が必要ありませんが、システムを導入する費用がかかるため、予算のバランスを考えてオンラインとオフラインの比率を決めましょう。
②【展示会当日】オンライン・オフライン両参加者との交流
ハイブリッド展示会はオンラインとオフラインの両方で開催するため、どちらもおろそかにならないよう注意が必要です。参加者がまったく同じ体験をするのは難しいですが、できるだけ近い情報を得られなければ不満に思われてしまうでしょう。
展示会当日は、オンラインとオフラインのどちらの参加者も飽きさせないような運営の方法が必要です。どちらの参加者も同時に楽しめるように、コンテンツや配信システムなどを調整しましょう。
ハイブリッド展示会への出展はプロに相談しよう！
ハイブリッド展示会は、オンラインとオフラインの両方の準備が必要なため、手間もコストもかかります。どちらもおろそかにならないためには工夫が必要で、運用は複雑になります。出展を検討中の方は、展示会を知り尽くしたプロに相談するのがおすすめです。
ブースコムプラスはこれまでに3,000件以上のイベントをプロデュースした実績があり、展示会の企画からブースデザイン、施工、運営、機材のレンタルまでトータルサポートしています。
ハイブリッド展示会への出展をお考えの方は、ぜひブースコムプラスにご相談ください。
まとめ
ハイブリッド展示会の開催には労力やコストがかかりますが、リアルとオンライン双方のメリットを得られます。コロナ禍で注目されるようになりましたが、遠隔地からも参加しやすいなどのメリットがあるため、感染症の流行が落ち着いても引き続き注目されています。
ハイブリッド展示会は従来のリアル展示会やオンライン展示会に比べて手間がかかり、工夫も必要です。開催を検討中の方は、展示会をトータルサポートするブースコムプラスにご相談ください。
この記事を書いた人
運営事務局ブースコムプラス
展示会出展やプロモーションイベント開催時のブース設営を行っているブースコムプラスの運営事務局です。